Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả

Quản lý dự án đầu tư xây dựng là một việc làm cần thiết và quan trọng được tiến hành xuyên suốt từ khi bắt đầu dự án tới khi đóng dự án. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng thì rất khó mang lại hiệu quả cao. Đó cũng là lý do vì sao NIK muốn chia sẻ tới bạn bài viết này!

Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả:

  • Đảm bảo liên lạc với các bên được thông suốt
  • Xác định được chính xác vai trò thành viên trong dự án
  • Chuẩn bị sẵn phương án phòng rủi ro
  • Có kế hoạch làm việc rõ ràng chi tiết
  • Tài liệu hóa thứ quan trọng
  • Đảm bảo duy tri cuộc họp định kỳ
  • Ứng dụng công cụ quản lý dự án
  • Sẵn sàng thay đổi hay cải tiến khi cần thiết
  • Tổ chức tốt công việc theo thời gian đã định
  • Đảm bảo tiến độ công trình ổn thỏa
  • Tập thói quen tư duy hiệu quả logic
  • Rút kinh nghiệm, học tập và thay đổi.

kinh nghiem quan ly du an hieu qua

Kinh nghiệm 1: Đảm bảo liên lạc với các bên được thông suốt

Phải luôn duy trì trao đổi thông tin giữa các bên bao gồm: khách hàng nhà đầu tư; thành viên trong dự án. Sự trao đổi thông tin sẽ làm cho việc quản lý được rành mạch chính xác, rõ yêu cầu mục đích dự án hơn. Công việc khi đó sẽ được vận hành liên tục, chủ động giảm được sự lãng phí nguồn lực không cần thiết. Đây là yếu tố vô cùng trọng cho sự thành công của dự án.

Kinh nghiệm 2: Xác định chính xác vai trò thành viên của dự án

Công việc phải có sự phân công rõ ràng, ai làm việc gì, ai trách nhiệm thì khi đó cá nhân hay nhóm làm việc mới hiệu quả về mặt trách nhiệm công việc, không xảy ra tình trạng đổ lỗi cho nhau. Chỉ có như vậy các thành viên mới chủ động cố gắng dám làm trong công việc.

Kinh nghiệm 3: Luôn có phương án phòng rủi ro bất chợt

Gần như 90% dự án thành công đều nhờ có các phương án phòng ngừa rủi ro hiệu quả cho các tình huống xấu nhất. Nhờ đó mà họ giúp dự án đi đúng hướng được.

Rủi ro luôn tiềm ẩn mọi lúc mọi nơi. Làm người quản lý bạn cần phải cẩn thận phòng ngừa bằng các phương án cần thiết và quyết liệt. Việc này sẽ tốt hơn nhiều đến khi khủng hoảng xảy ra. 

Kinh nghiệm 4: Có kế hoạch làm việc rõ ràng chi tiết

Nhờ kế hoạch chi tiết rõ ràng và hoàn chỉnh mà hơn 89% dự án thành công. Khi có kế hoạch trong tay, bạn hoàn toàn tự tin về thành công của dự án, biết cách ưu tiên công việc quan trọng, hay khẩn cấp. Có bản kế hoạch là bạn đã thành công một nửa.

Kinh nghiệm 5: Tài liệu hóa những thứ quan trọng

Việc trao đổi trong nhóm làm việc luôn cần những thông tin quan trọng được chuẩn hóa thành cái tài liệu. Khi đó thì các nhóm mới nắm bắt nhanh được thông tin mà không mất thời gian truyền đạt. Nhóm marketing hay phát triển sản phẩm đều cần đến nó khi họ thực hiện việc lên kế hoạch hay triển khai. 

Khi thông tin được chuyển đến đúng đối tượng, chính xác và nhanh chóng nó sẽ làm tăng 70% hiệu suất công việc của các đội nhóm trong dự án của bạn.

Nhưng hãy cẩn thận, đây có thể là con dao hai lưỡi khi bạn cứ cố gắng làm phức tạp quy trình giấy tờ những thứ không cần thiết. Điều này vô tình làm chậm lại hiệu suất của đội nhóm, gây trở ngại cho doanh nghiệp.

Kinh nghiệm 6: Đảm bảo duy trì cuộc họp định kỳ

Trao đổi thông tin mặc dù cần thiết nhưng sẽ là khó khăn nếu không có các cuộc họp định kỳ trao đổi trực tiếp. Khi trao đổi thì vấn đề mới được các bên bàn bạc sâu hơn, từ đó mà đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả. Bên khách hàng thì có dịp lắng nghe hiểu rõ về tiến độ dự án. Bên Quản lý dự án thì có thể đề xuất, cải tiến mới cho dự án. Việc họp thường xuyên sẽ giúp kiểm soát tiến độ về mặt thời gian chính xác đi đúng hướng hơn.

Kinh nghiệm 7: Ứng dụng hiệu quả công cụ quản lý dự án

Hiện này hầu như 95% doanh nghiệp sử dụng phần mềm hay công cụ quản lý dự án nào đó. Nhờ có các công cụ này mà việc xây dựng quy trình theo dõi tiến độ của dự án giữa các bên trở nên vô cùng rành mạch. Khác với excel hay email. Các ứng dụng được thiết kế tập trung hoàn toàn cho mục đích quản lý dự án nên nó có những chức năng cải tiến tốt hơn nhiều.

Kinh nghiệm 8: Sẵn sàng thay đổi khi cần thiết

Dự án nào cũng thế, liên tục thay đổi theo thời gian, có nhiều thứ cần phải đón nhận hơn là bác bỏ nó. Đôi khi sự thay đổi lại mang đến cải tiến mạnh mẽ hơn cho dự án. Là nhà quản lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi khuyên bạn nên sẵn sàng với những thay đổi tích cực của dự án, đừng ngần ngại sử dụng phương pháp, cách làm việc mới, đôi khi linh hoạt với chúng sẽ giúp đưa ra đột phá bất ngờ mang đến kết quả ngoài mong đợi.

Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng

Bước 1: Lên ý tưởng

Dựa trên kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng của NIK thì bạn nên đầu tư thời gian, chất xám để phác thảo ý tưởng, mục đích quản lý dự án đầu tư xây dựng. Về ý tưởng có thể là do nhà đầu tư hay thẩm quyền đầu tư đưa ra.

Quy trình các bước quản lý dự án đầu tư xây dựng dựa theo kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng
Quy trình các bước quản lý dự án đầu tư xây dựng

 

Bước 2: Khởi động

Có 2 công việc chính cần làm ở bước khởi động quản lý dự án đầu tư xây dựng là:

  • Trình bày với cơ quan chức năng về ý tưởng quản lý dự án đầu tư để được phê duyệt vốn
  • Xin phép chủ trương để được thông qua đề cương, tờ trình, cơ quan thẩm quyền ban hành

Xem thêm giai đoạn chuẩn bị đầu tư gồm những công tác gì?

Bước 3: Chuẩn bị

Tại bước 3 bạn cần phải làm các công việc sau:

  • Lựa chọn đơn vị đầu tư có năng lực và bắt đầu lập dự án
  • Triển khai lập báo cáo xây dựng, xin phép đầu tư
  • Triển khai lập dự án đầu tư xây dựng và báo cáo kỹ thuật, kinh tế xây dựng
  • Cơ quan thẩm định, phê duyệt dự án

Bước 4: Thực hiện dự án xây dựng

Công việc tại bước thứ 4 khá nhiều, gồm:

  • Xin cấp phép đầu tư 
  • Chuẩn bị đầy đủ, chu đáo trước xây lắp
  • Tiến hành thẩm định và phê duyệt đấu thầu, tiến độ dự án đầu tư xây dựng
  • Lựa chọn đơn vị tư vấn thiết kế và thiết kế bản vẽ xây dựng có năng lực, cung cấp các thiết bị công nghệ
  • Tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt thiết kế
  • Dự toán và tổng dự toán xây dựng

Sau khi thiết kế, duyệt dự toán cần thực hiện thêm các công việc:

  • Xin phép xây dựng
  • Lựa chọn nhà thầu công trình, lắp máy móc phù hợp
  • Lựa chọn thầu giám sát uy tín
  • Mua bảo hiểm, lắp đặt thiết bị

Trí tuệ đầu tư

Bước 5: Quy trình thực hiện

Quy trình thực hiện quản lý dự án đầu tư gồm:

  • Khởi công và thi công công trình dự án đầu tư xây dựng
  • Triển khai xây lắp 
  • Triển khai lắp đặt thiết bị công trình
  • Tổ chức quản lý thi công đảm bảo các yếu tố: An toàn lao động, tiến độ, chất lượng, môi trường xây dựng
  • Quản lý hợp đồng xây dựng, chi phí xây dựng
Triển khai thi công dự án xây dựng
Triển khai thi công dự án xây dựng

Xem thêm trình tự thực hiện dự án đầu tư

Bước 6: Đóng dự án

Có 6 công việc cần làm khi đóng dự án:

  • Bàn giao công trình 
  • Thanh toán công trình
  • Nghiệm thu, hoàn công, kiểm định chất lượng
  • Bàn giao công trình và đưa vào sử dụng
  • Báo cáo, kiểm tra quyết toán hoàn thành dự án
  • Bảo hành công trình

Tùy từng trường hợp mà có thể thực hiện các bước trên toàn tự, đồng thời hoặc trước một số bước.

15 nhiệm vụ chính cần đảm bảo xuyên suốt dự án xây dựng

Ngoài nắm được các kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng thì bạn còn phải biết nhiệm vụ của công việc này là gì. Cụ thể gồm:

  • Một là, thực hiện đầy đủ, đúng quy định về thủ tục giải phóng mặt bằng, giao nhận mặt bằng, xin cấp phép xây dựng (nếu cần) và chuẩn bị mặt bằng thuận lợi để xây dựng cùng các công việc khác
  • Hai là, chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ thiết kế, dự toán và tổng hợp dự toán công trình xây dựng
  • Ba là, lập hồ sơ mời dự thầu và tổ chức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp
Mẫu hồ sơ mời dự thầu xây dựng
Mẫu hồ sơ mời dự thầu xây dựng

 

  • Bốn là, chuẩn bị tài liệu, thủ tục chi tiết, đầy đủ để trưởng BQL dự án xây dựng, chủ đầu tư đàm phán với nhà thầu và đi tới ký kết
  • Năm là, khi có đủ điều kiện sẽ tiến hành giám sát thi công xây dựng
  • Sáu là, nghiệm thu, thanh toán và quyết toán hợp đồng thay chủ đầu tư
  • Bảy là, tổ chức quản lý các vấn đề về khối lượng, chất lượng, chi phí, tiến độ, an toàn và vệ sinh môi trường khi triển khai thi công xây dựng công trình
  • Tám là, tổ chức kiểm tra chất lượng thi công công trình và xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, phát sinh, thực hiện các thủ tục thanh toán. Được tổ chức thiết kế chấp thuận BQL dự án có thể yêu cầu đơn vị thi công giải trình nếu khối lượng phát sinh nhỏ
  • Chín là, nghiệm thu bàn giao công trình để đưa vào khai thác, sử dụng
  • Mười là, lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm và báo cáo quyết toán khi dự án đã hoàn thành, được đưa vào sử dụng
  • Mười một là, lập kế hoạch xin cấp vốn và vốn theo năm kế hoạch phải công khai, chi tiết
  • Mười hai là, quản lý vốn, thu, chi cho hoạt động của BQL dự án thay chủ đầu tư
  • Mười ba là, nếu phát hiện công trình thi công không đúng tiêu chuẩn chất lượng, vi phạm quy phạm kỹ thuật hoặc không đảm bảo an toàn, yêu cầu của hồ sơ thiết kế đã duyệt có thể đề nghị đình chỉ thi công
  • Mười bốn là, nếu phát hiện nhà thầu làm không đạt hoặc không đúng với yêu cầu trong công tác nghiệm thu cần báo cáo ngay, thậm chí là đề xuất, kiến nghị cách xử lý
  • Mười lăm là, nếu có biện pháp giúp nâng cao chất lượng, đảm bảo tiến độ công trình có thể kiến nghị với chủ đầu tư và HĐQT
48
Với kinh nghiệm cùng sự nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc NIK luôn đặt lợi ích của khách hàng lên đầu và làm kim chỉ nam hoạt động của công ty. “Vì lợi ích của khách hàng” luôn là điều mà NIK lấy làm tôn chỉ và cố gắng mang đến cho quý khách hàng những bài học về tri thức tốt nhất. Vì vậy mà chúng tôi tin tưởng rằng những dịch vụ của NIK sẽ làm quý khách cảm thấy hài lòng!