SỐ GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LÀ GÌ? CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LÝ CẦN BIẾT

18:02:59 20/06/2025 | 1050 | 0 Bình luận | Bất Động Sản

Khi thực hiện các giao dịch mua bán, chuyển nhượng hay thế chấp bất động sản, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là thông tin quan trọng không thể bỏ qua. Đây là dãy số duy nhất xác định một thửa đất đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp sổ đỏ. Hiểu rõ ý nghĩa và cách tra cứu số này sẽ giúp người dân tránh được nhiều rủi ro pháp lý trong quá trình giao dịch. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

1. Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là gì, được ghi ở đâu? 

Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (số GCN) được in rõ ràng ở góc trên bên phải của trang đầu tiên trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (thường gọi là sổ đỏ hoặc sổ hồng). Đây là số hiệu riêng, dùng để nhận diện và quản lý hồ sơ đất đai một cách chính xác.

Mẫu giấy chứng nhận hiện hành do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành có bìa màu hồng cứng với quốc huy màu đỏ in chính giữa. Nội dung gồm:

  • Trang 1: Thông tin về loại giấy chứng nhận, quốc huy, cơ quan cấp, số hiệu giấy chứng nhận.
  • Trang 2: Thông tin về người sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản.
  • Trang 3: Thông tin về thửa đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất.
  • Trang 4: Ghi chú các thay đổi pháp lý như chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp,…kèm xác nhận của cơ quan cấp giấy.

Để xác định đúng số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cần lưu ý một số điểm sau:

  • Không nhầm số GCN với số vào sổ cấp GCN, vì số vào sổ nằm ở các trang bên trong và dùng để quản lý nội bộ, không phải số định danh chính thức.
  • Số GCN luôn nằm ở trang đầu tiên, có định dạng gồm chữ cái (thường là viết tắt tên tỉnh hoặc cơ quan cấp) kết hợp với dãy số, ví dụ: BB 123456.
  • Đối với bản photo hoặc scan, kiểm tra kỹ góc trên bên phải trang đầu để xác định số GCN rõ ràng.
  • Nếu không thấy hoặc còn nghi ngờ, bạn có thể đối chiếu trực tiếp với sổ gốc tại phòng công chứng hoặc cơ quan quản lý đất đai.
SỐ GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LÀ GÌ?
Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được in ở góc trên bên phải của trang sổ đỏ đầu tiên

2. Vai trò của số chứng nhận quyền sử dụng đất

Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đóng vai trò quan trọng trong việc tra cứu thông tin pháp lý liên quan đến bất động sản, đặc biệt khi thực hiện tra cứu trực tuyến. Các chức năng chính của số GCN bao gồm:

  • Xác định tài sản: Mỗi thửa đất, dựa trên mục đích sử dụng riêng biệt, được cấp một số giấy chứng nhận duy nhất. Số này giống như mã định danh riêng, giúp hệ thống tra cứu sổ đỏ phân biệt chính xác các loại bất động sản khác nhau.
  • Kiểm tra tính xác thực: Khi tra cứu dữ liệu sổ đỏ trực tuyến, nhập số GCN là bước bắt buộc để xác minh và truy xuất đúng thông tin liên quan đến thửa đất cụ thể. Nhờ đó, hệ thống đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác theo từng mục đích sử dụng đất.
  • Tìm kiếm thông tin quyền sử dụng đất: Qua số giấy chứng nhận, người tra cứu dễ dàng truy cập các thông tin liên quan đến quyền sở hữu và quyền sử dụng của thửa đất, bao gồm tên chủ sở hữu, diện tích, mục đích sử dụng, phạm vi quyền sử dụng cùng các thông tin pháp lý chi tiết khác.
  • Xác minh các dữ liệu liên quan: Số GCN cũng cho phép người dùng tiếp cận thêm các thông tin bổ sung như lịch sử chuyển nhượng, tình trạng tranh chấp, quyền sử dụng của các bên liên quan và các yếu tố pháp lý quan trọng khác liên quan đến thửa đất được tra cứu.
SỐ GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LÀ GÌ?
Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giúp tìm kiếm thông tin quyền sử dụng đất dễ dàng

>>> Xem thêm: 5 loại đất được cấp sổ đỏ dù không có giấy tờ theo Luật đất đai 2024

3. Cách tra cứu số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Tra cứu số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là việc làm cần thiết để xác minh thông tin pháp lý, phục vụ các giao dịch mua bán, chuyển nhượng hay thế chấp bất động sản. Dưới đây là hai cách tra cứu phổ biến và chính xác nhất hiện nay:

3.1. Tra cứu trực tiếp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nếu bạn không có bản gốc sổ đỏ hoặc muốn kiểm tra lại thông tin, có thể đến cơ quan quản lý đất đai tại địa phương để yêu cầu cung cấp dữ liệu.

Nơi tiếp nhận:

Hồ sơ cần chuẩn bị:

  • Đơn đề nghị cung cấp thông tin đất đai (theo mẫu quy định)
  • Giấy tờ tùy thân CMND/CCCD
  • Giấy tờ chứng minh quyền lợi liên quan đến thửa đất (nếu có)

3.2. Tra cứu trực tuyến qua cổng thông tin điện tử

Hiện nay, nhiều tỉnh thành đã xây dựng hệ thống tra cứu thông tin đất đai online, giúp người dân dễ dàng tiếp cận dữ liệu từ xa. Các bước thực hiện gồm: 

  • Bước 1: Truy cập cổng thông tin đất đai của địa phương (ví dụ: tp.hanoi.gov.vn, tnmt.tphcm.gov.vn,…)
  • Bước 2: Chọn chuyên mục “Tra cứu thửa đất”, “Tra cứu sổ đỏ” hoặc mục tương đương
  • Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết như: số giấy chứng nhận, số tờ bản đồ, số thửa đất, địa chỉ cụ thể
  • Bước 4: Nhập mã xác thực và nhấn “Tra cứu”

Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin liên quan đến thửa đất hoặc giấy chứng nhận bạn đang tìm kiếm.

SỐ GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT LÀ GÌ?
Tra cứu số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trực tiếp tại cơ quan nhà nước hoặc qua cổng thông tin điện tử

4. Các câu hỏi thường gặp về số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Câu hỏi 1: Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có thể trùng nhau không?

Không. Mỗi GCN được cấp một số seri duy nhất (gồm 2 chữ cái và 6 chữ số) để định danh riêng cho từng thửa đất. Việc cơ quan chức năng cấp hai GCN có cùng số là sai quy định và có thể bị xử lý. Người dân có quyền khiếu nại nếu phát hiện trường hợp trùng số GCN. 

Câu hỏi 2: Khi thay đổi thông tin cá nhân, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có thay đổi không?

Không. Các thay đổi như tên, số CMND/CCCD, địa chỉ,…chỉ cần được cập nhật thông qua thủ tục biến động tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND xã. Số GCN vẫn giữ nguyên, không cấp lại giấy mới trừ khi có yêu cầu chính thức.

Câu hỏi 3: Bị mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì phải làm sao?

Khi bị mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bạn cần:

  1. Trình báo mất giấy tại Công an xã/phường và UBND xã nơi có đất.
  2. Nộp hồ sơ xin cấp lại GCN, gồm:

    • Đơn đề nghị cấp lại
    • Giấy xác nhận mất GCN
    • CMND/CCCD
    • Trích lục bản đồ (nếu có)

Sau khi xác minh, cơ quan có thẩm quyền sẽ hủy GCN cũ trong hệ thống và cấp lại giấy chứng nhận mới.

Câu hỏi 4: Có thể dùng số giấy chứng nhận để xác minh tính pháp lý của thửa đất không?

Có. Số GCN là mã định danh duy nhất, có thể dùng để tra cứu và xác minh thông tin pháp lý của thửa đất qua cơ sở dữ liệu đất đai điện tử hoặc hồ sơ địa chính tại cơ quan chức năng.

Câu hỏi 5: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không có mã vạch có phải là giấy giả không?

Có khả năng. Theo quy định tại Thông tư 23/2014/TT-BTNMT (sửa đổi bởi Thông tư 09/2021/TT-BTNMT), mã vạch trên trang 4 của GCN là yêu cầu bắt buộc. Nếu GCN không có mã vạch, có thể bị coi là không hợp pháp hoặc có dấu hiệu giả mạo. Bạn cần đối chiếu với cơ quan cấp giấy để xác minh. 

Số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là giấy tờ pháp lý giúp xác định rõ quyền sở hữu và hạn chế rủi ro trong các giao dịch bất động sản. Việc kiểm tra kỹ lưỡng số GCN không chỉ mang lại sự yên tâm mà còn là bước cần thiết để đảm bảo giao dịch minh bạch. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về quy trình pháp lý và xu hướng đầu tư bất động sản, đừng quên đăng ký các khóa học chuyên sâu tại NIKEDU – nơi trang bị kiến thức thực tiễn và chiến lược đầu tư hiệu quả.

Lớp học 03 NGÀY MIỄN PHÍ về BẤT ĐỘNG SẢN – CHỨNG KHOÁN – DOANH NGHIỆP học tại Hà Nội, HCM.

TRÍ TUỆ ĐẦU TƯ 6.0 (Bí quyết Đầu tư với 500 triệu – 500 tỷ)

ĐĂNG KÝ DỄ DÀNG tại: https://nikedu.vn/ttdt (250.000 người đã học NIK từ 2012)