Nguyên tắc pareto 80/20 là gì? Quy tắc quản lý thời gian, quản trị năng suất thành công

Bạn có thể đã nghe ai đó nói rằng chỉ cần dành 20% thời gian cho những việc mang lại 80% thành công cho họ? Liệu điều này có thật sự đúng? Bài viết sau đây NIK sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Nguyên tắc Pareto để áp dụng vào kinh doanh và cuộc sống cá nhân của mình.

1. Nguyên tắc pareto (80/20) là gì?

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto. Nguyên tắc pareto 80/20 chỉ ra rằng rằng trong nhiều sự kiện, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra. Nói cách khác, một tỷ lệ phần trăm nhỏ các nguyên nhân có sức ảnh hưởng rất lớn.

Nguyên tắc Pareto được hình thành dựa trên quan sát thấy rằng 80% đất đai ở Ý chỉ thuộc sở hữu của 20% dân số. Ông cũng chứng kiến ​​điều này xảy ra với các cây trong vườn của mình – 20% số cây của ông đã mang 80% quả.

Nguyên tắc không quy định rằng tất cả các tình huống sẽ chứng minh tỷ lệ chính xác đó – nó đề cập đến một phân phối điển hình. Nói một cách tổng quát hơn, nguyên tắc có thể được hiểu để nói rằng một thiểu số đầu vào dẫn đến phần lớn kết quả đầu ra.

2. Hiểu cốt lõi nguyên tắc 80/20

2.1 Điều cốt lõi

Quan sát ban đầu của Nguyên tắc Pareto được liên kết với mối quan hệ giữa sự giàu có và dân số. Theo những gì Pareto quan sát, 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Điều cốt lõi mà nguyên tắc Pareto đề cập đến chính là mọi thứ trong cuộc sống không phải lúc nào cũng được phân bổ đồng đều.

Nguyên tắc Pareto được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý và nguồn nhân lực.

Ví dụ, nỗ lực của 20% nhân viên của một công ty có thể mang lại 80% lợi nhuận của công ty.

Nguyên tắc Pareto có thể được áp dụng đặc biệt là những doanh nghiệp dựa trên dịch vụ của khách hàng. Nó đã được áp dụng bởi nhiều chương trình phần mềm huấn luyện và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Nó cũng có thể được áp dụng ở cấp độ cá nhân. Quản lý thời gian là cách sử dụng phổ biến nhất đối với Nguyên tắc Pareto, vì hầu hết mọi người có xu hướng phân tán thời gian thay vì tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nguyên tắc pareto trong quản lý thời gian nhấn mạnh rằng 80% sản lượng liên quan đến công việc của bạn có thể chỉ đến từ 20% thời gian của bạn tại nơi làm việc.

2.2 Tại sao nguyên tắc Pareto có hữu ích?

Trong kinh doanh

Nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn định hướng lại chiến lược kinh doanh của mình để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất.

Bắt đầu bằng cách xác định 20% yếu tố đầu vào tạo ra 80% kết quả đầu ra trong các khía cạnh khác nhau cho doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: Bằng cách xác định khách hàng nào tạo ra nhiều doanh thu nhất, bạn có thể tập trung các nỗ lực tiếp thị và dịch vụ khách hàng của mình vào họ.

Và khi tìm kiếm khách hàng mới, bạn có thể nhắm mục tiêu những người có hồ sơ tương tự như hồ sơ của những khách hàng trung thành nhất của bạn. Tập trung hầu hết sự chú ý của bạn vào 20% hàng đầu có thể tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và bảo vệ các nguồn doanh thu cốt lõi của bạn.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên bỏ bê 80% còn lại. Tiếp tục dành thời gian và nguồn lực cho họ, nhưng ít hơn.

Trong cuộc sống

Trong cuộc sống, bên cạnh việc giúp quản lý thời gian cá nhân, nguyên tắc Pareto còn giúp bạn sàng lọc những mối quan hệ xã hội.

Không phải càng nhiều bạn thì càng tốt. Danh sách điện thoại dài ngoằng không thực sự hữu dụng. Sẽ có lúc bạn nhận ra trong tất cả mối quan hệ quen biết thì chỉ có 20% mối quan hệ thân thiết thật sự đem lại 80% ý nghĩa.

Vì vậy, bạn hãy dành 80% thời gian của mình bên cạnh những mối quan hệ thật sự. Điều đó sẽ mang lại cho bạn niềm hạnh phúc cho cuộc đời và không có gì phải nuối tiếc khi nhìn lại.

2.3 Lý do nguyên tắc 80/20 ứng dụng giá trị trong doanh nghiệp

Nguyên tắc pareto 80/20, khi được tuân thủ đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào những gì mang lại hiệu quả thật sự.

Các nghiên cứu phát hiện ra rằng đa tác vụ không hiệu quả. Quy tắc 80/20 giúp doanh nghiệp ngừng cố gắng làm mọi thứ mọi lúc – thời gian, sức lực và tiền bạc được hướng đến những việc mang lại kết quả cao nhất và tốt nhất với nỗ lực hiệu quả nhất có thể. Nói cách khác, đầu vào càng tập trung thì đầu ra càng tốt.

Trong kinh doanh, cho dù bạn là một doanh nhân hay một nhà tiếp thị, việc biết những gì cần ưu tiên thường khó khăn hơn. Bằng cách tận dụng quy tắc 80/20, bạn có thể ưu tiên một số tác vụ tạo ra hiệu quả cao nhất cho đồng tiền của mình mà không làm mất đi bức tranh toàn cảnh. Nguyên tắc Pareto có lẽ là công cụ ưu tiên hiệu quả nhất và tất cả những gì nó yêu cầu là điều chỉnh quan điểm của bạn và ghi nhớ bài học của nó.

Microsoft nổi tiếng đã áp dụng nguyên tắc 80/20 để vá các lỗi trong phần mềm của mình. Họ phát hiện ra rằng bằng cách tập trung vào 20% lỗi có ảnh hưởng lớn nhất, nhóm của họ có thể ngăn chặn 80% lỗi và sự cố hệ thống.

Đối với các công ty B2B hoặc B2C, áp dụng nguyên tắc Pareto để tăng trưởng là một công cụ tạo ra sự khác biệt thực sự.

Thông thường, các doanh nghiệp tập trung nhiều vào việc tạo ra các khách hàng tiềm năng mới để thúc đẩy tăng trưởng. Đây là nơi họ dành một phần lớn thời gian, sức lực và tiền bạc. Điều này thường là sai lầm, vì việc thu hút khách hàng tiềm năng và chuyển đổi những khách hàng tiềm năng này thành khách hàng rất mất thời gian và tốn kém.

Tuy nhiên, nếu 20% khách hàng hiện tại tạo ra 80% doanh thu (hoặc lợi nhuận), thì việc thiết kế lại kế hoạch kinh doanh để tập trung vào 20% này có thể có tác động lớn hơn với chi phí thấp hơn.

Phân bổ lại ngân sách và thời gian để trau dồi giới thiệu và kinh doanh mới từ những khách hàng hiện tại tạo ra giá trị lâu dài là chìa khóa để tăng trưởng bền vững. Một lần nữa, chuyển tất cả sự tập trung của bạn vào 20% và bỏ qua việc tạo khách hàng tiềm năng mới không phải là nguyên tắc 80/20.

Hãy tập trung vào việc duy trì giá trị lâu dài của khách hàng, bổ sung bằng cách phân bổ hợp lý các nguồn lực để tạo và chuyển đổi khách hàng tiềm năng là một chiến lược tuyệt vời để thành công. Đây mới chính là cốt lõi của việc áp dụng nguyên tắc Pareto.

3. Phương pháp ứng dụng nguyên tắc pareto trong quản lý thời gian và quản trị doanh nghiệp

3.1 Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào quản lý thời gian cá nhân

Theo nguyên tắc pareto trong quản lý thời gian, bận rộn không đồng nghĩa với “hiệu quả”.

Với nguyên tắc này, đây có thể là thời điểm để thay đổi cách bạn lập danh sách việc cần làm của mình. Thông thường, những danh sách này bao gồm các mục đơn giản có thể không phải là những việc quan trọng nhất mà bạn nên làm. Thay vào đó, danh sách việc cần làm của bạn nên phản ánh các ưu tiên của bạn nhưng cũng phải tính đến việc nỗ lực cần thiết có đáng để làm hay không.

Để tận dụng tối đa nguyên tắc pareto trong quản lý thời gian, hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc bạn cần làm dựa trên số lượng nỗ lực liên quan. Đánh số các mục này từ một đến 10, với một mục yêu cầu ít nỗ lực nhất. Sau đó, hãy xem xét những kết quả tích cực tiềm năng từ việc làm những việc đó. Gắn nhãn những người từ một đến 10, với 10 có tác động cao nhất.

Với những phát hiện này, bước tiếp theo là tạo một bảng xếp hạng mới cho các mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Chia số lượng nỗ lực cho kết quả tiềm năng. Điều này cung cấp cho bạn thứ hạng ưu tiên mà bạn cần để quản lý thời gian hiệu quả hơn và tăng kết quả. Những gì mang lại kết quả lớn nhất với ít nỗ lực nhất sẽ hoàn thành trước. Những công việc khác đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn với ít kết quả có thể bị hoãn lại hoặc bị xóa khỏi danh sách việc cần làm của bạn.

3.2 Áp dụng nguyên tắc 80/20 trong quản trị năng suất doanh nghiệp

Bất kể loại hình kinh doanh của bạn là gì, điều phổ biến ở bất kỳ doanh nghiệp nào là khoảng 20% ​​nhân viên bán hàng của bạn tạo ra 80% doanh số bán hàng của bạn. Tùy thuộc vào mục tiêu cuối cùng của bạn, Nguyên tắc Pareto có thể được sử dụng để xác định xem bạn có cần tập trung nỗ lực và nguồn lực của mình vào 20% nhân viên tạo ra hầu hết doanh số bán hàng của bạn để cải thiện hơn nữa kỹ năng của họ hay tập trung vào 80% nhân viên khác đang đấu tranh để mang lại bất kỳ doanh số bán hàng nào.

Ngoài ra, Nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng một tỷ lệ phần trăm nhỏ trong tổng số lượng khách hàng của bạn tạo ra phần lớn doanh thu.

Tương tự, chỉ một số ít sản phẩm và / hoặc dịch vụ của bạn thu hút được nhiều lượt bán hàng nhất. Do đó, việc phân tích khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại mà bạn có có thể giúp bạn xác định khách hàng tiềm năng nào đã tạo ra nhiều doanh thu nhất trong quá khứ để bạn có thể chỉ tập trung theo đuổi những khách hàng tiềm năng có giá trị nhất.

Hơn nữa, ngừng cung cấp các sản phẩm / dịch vụ không tạo ra doanh thu và tập trung vào việc cải thiện những sản phẩm / dịch vụ cuối cùng có thể mang lại lợi ích nhiều hơn cho doanh nghiệp.

4. Công thức các bước áp dụng nguyên tắc 80/20

• Xác định vấn đề: Thứ nhất, lập danh sách tất cả các vấn đề mà bạn cần phải giải quyết.
• Liệt kê nguyên nhân dẫn đến vấn đề (lưu ý rằng có thể có nhiều nguyên nhân): Đối với từng vấn đề, hãy xác định nguyên nhân cơ bản của nó.
• Cho điểm các nguyên nhân bằng cách ấn định một con số (Dựa trên mức độ tác động tiêu cực): Bây giờ bạn cần xếp hạng, gán điểm mỗi vấn đề. Phương pháp cho điểm phụ thuộc vào loại vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Đánh số các mục này từ một đến 10 và xem xét những kết quả tích cực tiềm năng từ việc làm những việc đó.
• Sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc các lỗi hệ thống
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các nguyên nhân có điểm cao hơn trước. Bây giờ bạn cần giải quyết nguyên nhân gây ra vấn đề, trước tiên là vấn đề hoặc nhóm vấn đề ưu tiên hàng đầu. Hãy nhớ vấn đề có điểm số thấp thậm chí không đáng xen vào – giải quyết những vấn đề này có thể gây tốn kém nhiều hơn các giải pháp có giá trị.

5. Kết luận

Nguyên tắc pareto 80/20 là nguyên tắc quan trọng cần lưu ý, đặc biệt là khi bạn muốn cải thiện cuộc sống của mình. Học cách xác định điều gì quan trọng và nên dành thời gian của mình. Đó cũng là một cách tuyệt vời để xác định xem bạn có đang dành quá nhiều thời gian cho việc không quan trọng hay không.

Hãy nhớ lưu ý rằng nguyên tắc này không phải lúc nào cũng đúng. Có thể có những lúc bạn dành nhiều thời gian cho việc gì đó và cuối cùng lại nhận được kết quả tương tự như một người chỉ chiếm 20% thời gian của họ trong khi làm những việc khác. Đây là lý do tại sao bạn cần thử nghiệm nguyên tắc này trong cuộc sống của chính mình và áp dụng nó một cách linh hoạt.

Trên đây, NIK đã chia sẻ chi tiết về Nguyên tắc Pareto và cách thức hoạt động để áp dụng vào công việc và đời sống một cách hiệu quả. Hãy ghi nhớ nguyên tắc này và bạn sẽ thấy rằng những điều nhỏ nhặt trở nên ít quan trọng hơn nhiều. Bạn sẽ tận dụng được nhiều thời gian hơn trong ngày khi tập trung vào những gì quan trọng nhất để mang lại thành công.