5W1H là gì? Mô hình ứng dụng đỉnh cao trong lập kế hoạch

Bạn đã bao giờ nghe về mô hình ứng dụng giúp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh 5W1H? NIK sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện cũng như nguyên lý hoạt động và cách thức áp dụng công thức vàng giúp mang lại thành công này ngay trong bài viết dưới đây.

1. 5W1H là gì?

“5W1H” là thuật ngữ viết tắt của 6 từ “What – When – Where – Why – Who – How”. Đây được biết đến là một mô hình để tư duy rất quan trọng, cần thiết đối với hoạt động Marketing hay SEO Marketing của một doanh nghiệp, giúp đạt được mục tiêu nhất định đã đặt ra.

Phương pháp 5W1H giúp các nhà quản lý nắm rõ được hành vi của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của mình, từ đó xác định chính xác vấn đề họ đang gặp phải, và đưa ra hướng xử lý đúng đắn.

2. Ý nghĩa từng phẩm của mô hình 5W1H

Trả lời các câu hỏi 5W và 1H càng chi tiết trong mô hình 5W1H sẽ giúp xác định các giải pháp tiềm năng có thể được thực hiện và mang lại hiệu quả.

What: Cái gì?

Giải thích: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.

Mục tiêu: Mục đích, mục tiêu, phương án, kế hoạch hành động, thủ tục…

Câu hỏi: Sản phẩm/ dịch vụ đó là gì? Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?

When: Khi nào?

Giải thích: Xác định thời gian mà tình huống đã xảy ra, diễn ra hoặc sẽ diễn ra.

Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất diễn ra.

Câu hỏi: Mất bao lâu? Khi nào sự việc xảy ra? Bao lâu thì vấn đề phát sinh? Khi nào thì sẽ công bố sản phẩm mới?

Where: Ở đâu?

Giải thích: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.

Mục tiêu: Mặt bằng, nhà xưởng, văn phòng, địa điểm kinh doanh…

Câu hỏi: Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào? Khách hàng của bạn thường ở khu vực nào?

Why: Tại sao?

Giải thích: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.

Mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu, định hướng của mình

Câu hỏi: Tại sao chúng ta lại chọn mục tiêu này? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn? Tại sao khách hàng lại chọn sản phẩm của đối thủ không phải sản phẩm của mình? Vì sao chúng ta lại tiếp cận những khách hàng này?

Who: Ai?

Giải thích: Xác định các bên liên quan có liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.

Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, những người liên quan trực tiếp…

Câu hỏi: Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc? Người mua sản phẩm của bạn là ai? Phân khúc của ngành hàng: Cao cấp, trung bình hay bình dân? Loại hình B2B hay Services hay Products?

How: Bằng cách nào?

Giải thích: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.

Mục tiêu: Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng…

Câu hỏi: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng? Làm thế nào để tiếp cận được khách hàng này? Những sản phẩm/dịch vụ sẽ triển khai thế nào?

3. Lợi ích của quy tắc 5W1H

• Quá trình đơn giản: Đặt câu hỏi là một phần không thể thiếu trong quá trình giao tiếp hằng ngày. Mọi người có thể hiểu cách tiếp cận như rõ ràng từ thuật ngữ và định nghĩa của nó mà không cần qua đào tạo
• Đa năng: Trên thực tế, bạn có thể áp dụng quy tắc 5W1H cho mọi hoạt động, lĩnh vực. Nó có thể được sử dụng tốt để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục. Cũng như được sử dụng để giải quyết bất kỳ loại vấn đề nào vì các câu hỏi có thể được điều chỉnh tùy theo từng tình huống.
• Toàn diện: Phương pháp 5W1H có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360 ° về vấn đề và tìm ra ra lộ trình giải quyết.
• Có hệ thống: Chìa khóa thành công là luôn đặt ra tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi. Tuy vậy việc đặt câu hỏi dựa trên 5W1H giúp bạn đưa ra hệ thống câu hỏi logic, hợp lý. Nhờ đó, quá trình phân tích và trả lời câu hỏi của bạn dễ dàng hơn, đi đúng vào trọng tâm.

4. Ứng dụng phương pháp 5W1H trong kinh doanh

Áp dụng 5W1H trong lập kế hoạch sẽ giúp các doanh nghiệp biết mình có đang đi đúng hướng hay không để có các điều chỉnh kịp thời và phù hợp.

Thứ nhất, xác định dịch vụ, sản phẩm của bạn bằng câu hỏi What?

Hãy phân tích sản phẩm kinh doanh của mình bằng cách đặt ra, trả lời các câu hỏi thật chi tiết để tạo tiền đề cho các bước tiếp theo trong 5W1H.

• Sản phẩm/dịch vụ của bạn là gì?
• Có những thuộc tính và đặc điểm gì?
• Công dụng của sản phẩm là gì?
• Sản phẩm có những đối thủ cạnh tranh nào?
• Ưu, nhược điểm của sản phẩm là gì?

Thứ hai, định vị khách hàng bằng câu hỏi Who?

Ở bước này, Doanh nghiệp cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng xác định được khách hàng mục tiêu, điều chỉnh kế hoạch đi đúng hướng và trọng tâm.

• Ai sẽ là người mua hàng của bạn?
• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Ai đủ khả năng thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ?
• Ai là người quản lý dự án?
• Khi xảy ra những vấn đề phát sinh, ai là người chịu trách nhiệm?

Thứ ba, lý do khách hàng cần đến mình Why?

Câu hỏi tại sao giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu cũng như định hướng của mình. Bạn cũng có thể bắt đầu với một bảng khảo sát thăm dò ý kiến khách hàng

• Sản phẩm/ dịch vụ của mình có gì khác biệt so với thị trường và đối thủ cạnh tranh?
• Khách hàng sẽ nhận được lợi ích đặc biệt nào khi tin dùng sản phẩm của mình?
• Tại sao khách hàng phải chọn sản phẩm của mình thay vì của một số đối thủ khác?
• Lợi thế về giá cả, chất lượng của sản phẩm ra sao?

Đơn giản như thị trường bia ở Việt Nam có rất nhiều loại. Tuy vậy, thị phần ở mỗi vùng miền là khác nhau. Bia Hà Nội dẫn đầu thị trường miền Bắc; Bia Huế (Huda, Halida) do Carlsberg sở hữu mạnh ở khu vực miền Trung, Sabeco là Bia Sài Gòn, thị phần lớn nhất khu vực miền Nam. Ngoài ra, Heineken hiện diện tại cả khu vực miền Trung và miền Nam.

Chênh lệch về lượng bia tiêu thụ giữa các vùng miền lý giải cho sự phân hóa giữa thị phần. Sabeco và Habeco tiền thân là doanh nghiệp Nhà nước, trong khi Bia Huế ban đầu là liên doanh giữa chính quyền thành phố Huế và Carlsberg với tỷ lệ góp vốn 50-50. 3 công ty này thống lĩnh 3 vùng miền tương ứng và thị phần tỷ lệ thuận với dân cư. Miền Nam tiêu thụ nhiều bia nhất, sau đó là miền bắc và cuối cùng là miền Trung.

Thứ tư, thời điểm tung ra chiến lược When?

Sau khi xác định được sản phẩm, khách hàng, yếu tố quan trọng không kém chính là thời điểm. Một số sản phẩm mang tính thời vụ nhưng lại mang lại lợi nhuận khủng. Doanh nghiệp xác định rõ điều này cũng tiết kiệm được chi phí kho bãi, bảo quản, lưu trữ… Chẳng hạn như bánh trung thu, cây thông và vật dụng trang trí Giáng Sinh…

• Thời điểm nào thích hợp để tung sản phẩm ra thị trường?
• Khi nào các chương trình khuyến mãi diễn ra?
• Khách hàng sẽ yêu thích mua sản phẩm vào thời điểm nào, khung giờ nào?

Thứ năm, địa điểm kinh doanh Where?

Đừng bao giờ xem nhẹ địa điểm vì nhiều khi, khách hàng sẵn sàng chi trả mức giá cao hơn cho sản phẩm với một địa điểm thuận lợi.

Vị trí kinh doanh là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng, không những ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn liên quan đến sự phát triển lâu dài và khả năng mở rộng cửa hàng. Vì thế mà rất nhiều chủ cửa hàng sẵn sàng bỏ ra khoản chi phí tương đối cao để có được vị trí kinh doanh thuận lợi.

• Văn phòng và các chi nhánh của mình sẽ đặt tại đâu?
• Mình sẽ lựa chọn những kênh phân phối nào để tiếp cận sản phẩm tốt nhất?
• Tình hình giao thông xung quanh khu bạn định chọn có đông đúc không?
• Đường phố có thuận tiện lưu thông không? Khách có dễ quay đầu xe không?
• Đó là đường 1 chiều, 2 chiều, giao lộ hay đường nhỏ?

Cuối cùng, làm thế nào để bán sản phẩm/dịch vụ How?

Sau khi đã có bức tranh tổng thể nhờ việc phân tích 5W, đã đến lúc bạn bắt tay vào thực hiện bằng câu hỏi “How”.

How đòi hỏi người bán phải đưa ra được những giải pháp cụ thể trong kế hoạch kinh doanh của mình. Suy cho cùng, điều quan trọng nhất với bất kỳ bản kế hoạch nào là kinh nghiệm và khả năng thích ứng linh hoạt đối với những phát sinh xảy ra của người lãnh đạo.

5. Tổng kết

Phương pháp 5W1H giúp bạn có cái nhìn trực quan về một dự án, kế hoạch, tình huống hoặc bối cảnh để đạt được mục tiêu thương mại (bán hàng) hoặc giải quyết vấn đề.

5W1H cùng với phân tích SWOT được coi là 2 công cụ cơ bản nhất để phân tích và xây dựng kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp. Ở tư duy tổng thể, 5W1H giúp bạn xác định rõ ràng khách hàng mục tiêu để có những phương án tiếp cận mục tiêu hiệu quả.

Đi sâu vào chi tiết, 5W1H giúp bạn điều chỉnh từng kênh để tiếp cận khách hàng, xây dựng và tối ưu hóa mô hình kinh doanh, giúp khách hàng của bạn cảm thấy hài lòng nhất…Qua đó, bạn sẽ tối đa hóa được lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình.

Quy tắc 5W1H thoạt nhìn rất đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả bất ngờ nếu chúng ta biết cách vận dụng một cách linh hoạt. NIK hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu được vấn đề thông qua những câu hỏi được xây dựng cụ thể nhất để áp dụng mô hình 5W1H vào kế hoạch kinh doanh của riêng mình. Đừng quên theo dõi NIK để biết thêm nhiều kiến thức hay ho khác nhé!