Phân tích kinh doanh là gì? 9 kỹ thuật phân tích kinh doanh thường được sử dụng

Trong mỗi một Công ty hay một doanh nghiệp nhỏ sẽ đều cần có bộ phận phân tích kinh doanh. Thông qua các chỉ số, kết quả chiến lược, chiến dịch thực hiện mà đội ngũ phân tích kinh doanh có thể phân tích và đưa ra những hướng đi tiếp theo phù hợp với doanh nghiệp. Nhờ việc phân tích số liệu thực tế, sẽ có thể giúp Công ty có nguồn thông tin chính xác để đánh giá doanh nghiệp. Lợi ích cuẩ hoạt động phân tích kinh doanh thực sự có vai trò rất lớn đối với mỗi Công ty hay doanh nghiệp dù ở bất kỳ quy mô nào.

1. Khái niệm phân tích kinh doanh là gì?

Để có thể định nghĩa “Phân tích kinh doanh là gì?”, thì đây là một thuật ngữ của tiếng Anh là Business Intelligence, còn viết tắt là BI.

Phân tích kinh doanh đôi khi chính là phân tích tình hình thực tế của cả doanh nghiệp. Phân tích kinh doanh cần có sự cung cấp phương tiện thông tin, nguồn dữ liệu cần thiết để quá trình phân tích diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác. Có thể phản ánh quy trình phân tích thông qua sự thu thập, lưu trữ thông tin hay thông qua các phần mềm công nghệ. Nhờ sự ứng dụng công nghệ trong phân tích kinh doanh, độ chính xác đạt được sẽ cao, tiếp cận được những đánh giá chuẩn xác, toàn diện về mọi mặt để giúp Công ty kiểm soát được khối dữ liệu khổng lồ và xác định được giải pháp cần thiết.

Phân tích kinh doanh được coi là một chuyên ngành trong nghiên cứu, tính chất của nó là phản ánh kết quả của quá trình phân tích. Bởi nhu cần xác định kinh doanh và cung cấp giải pháp cho cấc vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp và Công ty. Nhìn nhận vào thực tế, phân tích kinh doanh giúp doanh nghiệp có chiến lược phát triển lâu dài trong tương lai.

Trong quá trình phân tích kinh doanh, các giải pháp thường được phát triển dựa trên hệ thống phần mềm. Những yêu cầu và đòi hỏi của các công ty ngày càng cao, do dó việc đạt được lợi ích nhanh nhất, tối ưu về chi phí, về thời gian, cách thức và kết quả của quá trình phân tích cần nhờ đến sự hỗ trợ của phần mềm. Hiệu quả của quá trình phân tích kinh doanh còn đảm bảo nhu cầu cho những người tham gia phân tích, từ đó giúp cải tiến quy trình, thay đổi để phát triển bền vững, ổn định cho doanh nghiệp.

• Cách thức phân tích kinh doanh

Với những dữ liệu phân tích khổng lồ trong mỗi thời điểm khác nhau của mỗi Công ty hay Doanh nghiệp, cách thức phân tích cũng được chia ra, phân loại thành cấc nhóm tác động với những phản ánh khác nhau. Vì lẽ đó, trước khi diễn ra quá trình phân tích kinh doanh sẽ cần phân chia các hiện tượng, lên quá trình và đưa ra kết quả kinh doanh dựa theo các bộ phận khác nhau. Các loai phần mềm được sử dụng để đảm bảo cho quá trình phân tích đó. Nhờ vậy, người phân tích có thể thu về những thông tin phản ánh với nguồn dữ liệu được sắp xếp tối ưu nhất, giúp đưa ra giải pháp hiệu quả.

Sau đó, người phân tích sẽ được sử dụng các phương pháp như liên hệ, so sánh, đối chiếu, tổng hợp. Từ tất cả các phương pháp có thể mang đến hiệu quả cho quá trình phân tích kinh doanh. Nhờ đó, có thể rút ra những đặc điểm, quy luật cũng như phát triển của các đối tượng nghiên cứu. Với các giải pháp này, chiến lược được lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng hơn.

Với các nhà phân tích kinh doanh, việc phân tích liên quan đến việc phát triển, tìm ra giải pháp là vô cùng quan trọng, là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

• Sự ra đời của phân tích kinh doanh

Phân tích kinh doanh được ra đời nhờ vào sự phát triển của các hoạt động tổ chức hay các nhà quản lý cần lên kế hoạch và xây dựng những chiến lược phù hợp với định hướng phát triển của Công ty. Với những tiềm năng cũng như thách thức àm doanh nghiệp đang gặp phải, nhờ có phân tích kinh doanh màm sẽ mang đến những hiệu quả trong những giai đoạn tiếp theo trong tương lai. Do đó, việc lấy số liệu từ thực tiễn, thực hiện quá trình phân tích thông qua các công cụ, phần mềm hỗ trợ là việc làm cần thiết. Nhờ phân tích kinh doanh, doanh nghiệp có thể phục hồi, duy trì hay phát triển hoạt động kinh doanh một cách phù hợp.

Ngược lại, trong trường hợp các Doanh nghiệp hay Công ty không biết cách nắm bắt và ứng dụng hiệu quả phân tích kinh doanh, điều đó sẽ dẫn đến đưa ra các quyết định sai lầm, dẫn đến hướng đi không hiệu quả cho sự kinh doanh của cả một tập thể. Có thể nói rằng, việc phân tích kinh doanh là vô cùng quan trọng, cần được áp dụng một cách linh hoạt trong quá trình xây dựng và quản lý một doanh nghiệp. Trong xây dựng mô hình tài chính có câu: “Garbage in, garbage out”. Tức là khi đầu vào chính xác thì kết quả mới có thể chính xác được.

• Sự ứng dụng của phân tích kinh doanh

Hoạt động phân tích kinh doanh là một phần của hệ thống quản lý kinh tế. Đây là một công việc có nhiều thuận lợi nhưng cũng chứa đầy thách thức cho những người thực hiện nó. Nhưng dù có khó khăn hay những tiềm năng vốn có, nhu cầu nắm bắt thông tin, ứng dụng phân tích kinh doanh vào thực tiễn vẫn luôn được quan tâm trong quá trình vận hành của bất kỳ Doanh nghiệp hay Công ty nào.

Nhiều người nói rằng, Doanh nghiệp giống như một hệ thống với những yếu tố đa dạng. Mỗi yếu tố lại do những bộ phận riêng cấu thành nên, gánh vác những trách nhiệm khác nhau. Sự tác động và ảnh hưởng đến sự suy thoái hay thịnh vượng của một Công ty do đó cũng đến từ nhiều phía. Do vậy, cần có sự phân tích kinh doanh chính xác để có thể thấy toàn diện vấn đề mà Công ty đang gặp phải. Bởi lẽ, trong một hệ thống, chỉ cần một bộ phận trì trệ sẽ làm cả bộ máy bị ảnh hưởng, có thể dẫn đến khủng hoảng, những hậu quả khó lường.

Phân tích kinh doanh giúp Doanh nghiệp xem xét mọi dữ liệu của việc kinh doanh, thấy được tác động nhiều hay ít, trực tiếp hay là gián tiếp, chủ quan hay khách quan. Do vậy, quá trình phân tích kinh doanh là điều cần thiết để nắm bắt được vấn đề, tìm ra giải pháp hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

2. Tầm quan trọng của phân tích kinh doanh

Phân tích kinh doanh dù xét thế nào thì cũng là một bộ phận không thể thiếu trong một Công ty. Đặc biệt, với những Công ty có nhu cầu phát triển, mở rộng thì việc thấy rõ thực trạng kinh doanh là điều vô cùng cần thiết. Dẫu biết rằng các vấn đề gặp phải có thể là cơ hội, nhưng cũng có thể là thách thức. Nhưng khi có cái nhìn một cách tổng quan, thì Doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng hơn trong hoạt động quản lý tài chính hay kinh tế Doanh nghiệp.

• Trong lĩnh vực kinh tế

Khi ứng dụng Phân tích kinh doanh vào quản lý kinh tế, nhà phân tích có thể thấy được hiệu quả kinh doanh để thấy được thực trạng kinh doanh của cả một bộ máy. Đây là sự tổng hợp, đánh giá và phản ánh về các chiến lược, chính sách đã được áp dụng trước đó. Từ đó, các nhà phân tích kinh doanh có thể dễ dàng tác động, điều chỉnh dựa trên thực tế để mang đến hiệu quả trong quản lý kinh doanh. Với nhu cầu đảm bảo việc kinh doanh ổn định, phân tích kinh doanh đang trở nên phổ biến và ngày càng được ứng dụng nhiều nhờ sự tối ưu của nó.

Trong quá trình phân tích kinh doanh, người phân tích có thể thấy được từ “gốc đến ngọn” của vấn đề, thấy được sự hình thành và phát triển đã tác động lên doanh nghiệp. Những điều đó sẽ phản ánh chính xác hiệu quả của sự tác động lẫn nhau và nhờ đó có thể cung cấp căn cứ khoa học cho các quyết định trong tương lai.

Để có thể ứng dụng phân tích mô hình kinh doanh hiệu quả, người phân tích cần hiểu rõ thực trạng và biết phân tích kết quả sao cho thật rõ ràng để có thể đánh giá tổng quan dễ dàng nhất. 

• Nhìn nhận với lợi ích của Công ty

Trong nhiều Công ty hiện nay, việc áp dụng phân tích kinh doanh mang đến sự hỗ trợ đa dạng về mọi mặt như là: tuyển dụng, pháp chế, quy trình sản xuất, tiếp thị bán hàng… Phân tích kinh doanh như là giá trị kinh doanh cốt lõi, mọi lĩnh vực đều được hưởng lợi ích khi quá trình phân tích kinh doanh chính xác và đầy đủ. Bởi khi đó, Công ty sẽ có những giải pháp phù hợp, giúp Doanh nghiệp giải quyết được vấn đề tồn đọng và đưa ra giải pháp phù hợp cho sự phát triển kinh doanh trong tương lai.

Những lợi ích mà Phân tích kinh doanh mang đến cho Công ty giúp quá trình báo cáo, phân tích được diễn ra nhanh chóng và chuẩn xác hơn. Đặc biệt, nhờ có các phần mềm hỗ trợ phân tích sẽ mang đến những lợi thế nhất định như: thời gian phân tích nhanh chóng, thông tin phân tích chính xác, công nghệ giúp tiết kiệm nhân lực và tránh được những sai sót không đáng có. Cũng nhờ vậy, dữ liệu phân tích sẽ tổng quát hơn, giúp Công ty phát triển và có những quyết định kinh doanh sáng suốt.

Từ tất cả những điều trên, Phân tích kinh doanh là việc làm cần thiết của mỗi Doanh nghiệp, có như vậy Doanh nghiệp mới hưng thịnh và có những định hướng đúng đắn trong quá trình kinh doanh.

3. 9 kỹ thuật phân tích kinh doanh được sử dụng phổ biến

• Phân tích SWOT

Đây có thể coi là kỹ thuật phân tích phổ biến và được ứng dụng nhiều nhát khi phân tích kinh doanh. Phân tích SWOT có thể được thực hiện bởi một hay nhiều người để đánh giá Công ty về Điểm mạnh (Strength), Điểm yếu (Weakness), Cơ hội (Opportunities) và Mối đe dọa (Threats). Nhờ phân tích SWOT, các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có thể được xác định rõ ràng. Cụ thể:

• Điểm mạnh (Strength): yếu tố bên trong mà mang đến lợi thế, ưu thế cho Công ty, có thể còn là điểm đặc trưng mà Công ty sở huữ.
• Điểm yếu (Weakness): yếu tố bên trong mà Công ty đang gặp phải như là các vấn đề về chính sách, start up, nguồn vốn, năng lực nhân viên…
• Cơ hội (Opportunities): yếu tố bên ngoài mà mang đến lợi thế cho công ty, hơn hẳn đối tượng cạnh tranh như là về ưu đãi, sự hỗ trợ từ Chính phủ, luật pháp hay xu hướng của thị trường…
• Mối đe dọa (Threats): yếu tố bên ngoài mà tạo ra bất lợi cho Công ty, có thể kể đến như là: thay đổi xu hướng, các chính sách mối, đối thủ mới nổi…

• Phân tích MOST

Quá trình phân tích MOST cần có sự làm việc từ trên xuống dươi một cách rõ ràng để phân tích hoạt động kinh doanh một cách có hệ thống. Những nhà phân tích kinh doanh cần có sự ưu tiên để luôn đảm bảo và duy trì vào những mục tiêu quan trọng trong kinh doanh. 

Khi dùng MOST để phân tích, sẽ giúp Doanh nghiệp hiểu về khả nawg, tầm nhìn và cách phương án phù hợp khi xây dựng sứ mệnh và mục tiêu cho những chiến lược tiếp theo. Cụ thể:

• Mission (Nhiệm vụ): Nhiệm vụ hay sứ mệnh là một quá trình thực hiện lâu dài của cả một bộ masy, Doanh nghiệp càng rõ ràng về sứ mệnh thì khả năng thành công cũng sẽ càng cao.
• Objective (Mục tiêu): Khi xây dựng mục tiêu, cần phải rõ ràng trong từng đội nhóm hay bộ phận, các mục tiêu phải đáp ứng các yếu tố của SMART  đó là:
• S- Specific: Cụ thể
• M-Measurable: Có thể đo lường được
• A-Achievable: Có thể đạt được
• R-Realistic: Thực tế
• T-Timely: Thời gian thực tế thực hiện
• Strategy (Chiến lược): Chiến lược Công ty đề ra có thể là những chiến lược dài hạn như là kế hoạch 5 năm, 10 năm, nhưng nó phải xuyên suốt, bám theo đến cùng như là “kim chỉ nam” của cả Doanh nghiệp.
• Tactics (Chiến thuật): Là cách doanh nghiệp sẽ định hướng để mọi người trong mỗi bộ phận có thể hiểu rõ và thực hiện được.
• Phân tích PESTEL

Các doanh nghiệp dù là kinh doanh về ngành hàng nào, hay là công ty quy mô lớn hay nhỏ thì đều bị ảnh hưởng bởi các yếu tố vĩ mô. Phân tích mô hình PESTLE là để giúp các nhà phân tích kinh doanh có thể nhìn nhận các yếu tố một cách rõ ràng:

• Political (Chính trị): phân tích về các yếu tố như chính sách, luật pháp, quy định ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của Công ty.
• Economical (Kinh tế): các yếu tố tác động đến quá trình tổ chức, vận hành hoạt động kinh doanh gồm có: tăng trưởng kinh tế, tỷ giá hối đoái, lạm phát…
• Social (Xã hội): là các yếu tố liên quan đến vấn đề sức khỏe, độ tuổi, xu hướng văn hóa, tiêu dùng… để giúp Công ty hiểu được nhu cầu của đối tượng cần
• Technological (Công nghệ): những phát minh mới trong công nghệ, những nghiên cứu và đổi mới có thể tác động đến hoạt động kinh doanh.
• Legal (Pháp lý): gồm các luật về phân biệt đối xử, về bản quyền, bảo hiểm… ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của Công ty.
• Environmental (Môi trường): những yếu tố như thời tiết, biến đổi khí hậu, đặc biệt là các Công ty về du lịch, nông nghiệp….

• Phân tích kinh doanh hệ thống

Phân tích hệ thống là cách để  Doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề có hệ thống, giúp tìm ra những điểm chưa hợp lý, để tìm ra những phương án giảm thiểu tối đa những sai sót trong quá trình kinh doanh sau này.

Đây là một quá trình nghiên cứu dựa theo sự phát triển của Công ty, từ đó có thể tạo nên một quy trình toàn diện, hiệu quả. Có thể lấy ví dụ như một vấn đề có thể xử lý nhanh chóng khi phân tích kinh doanh hệ thống hiệu quả, nhưng ngược lại cũng có thể trở thành vấn đề mang đến nhiều rủi ro, có thể phát sinh những vấn đề không liên quan khác. Do đó, càng hiểu rõ và nắm chắc hệ thống sẽ càng ít khả năng phát sinh vấn đề ngoài ý muốn.

• Phân tích Mô hình Kinh doanh BPM

Phân tích mô hình kinh doanh giúp công ty làm rõ được về vấn đề chính sách, kỹ thuật và cách tiếp cận thị trường. BPM là kỹ thuật giúp phân tích trong khi thực hiện một dự án, hay những khoảng cách giữa quy trình vận hành hiện tại và trong tương lai mà Doanh nghiệp đang hướng đến.

Có thể lựa chọn những nhiệm vụ dưới đây khi thực hiện dự án với ứng dụng phân tích mô hình kinh doanh BPM:

• Lập kế hoạch chiến lược.
• Phân tích mô hình kinh doanh.
• Xác định quy trình và thiết kế nó.
• Phân tích kỹ thuật cho các giải pháp kinh doanh phức tạp.

• Động não

Động não được hiểu là cách giải quyết vấn đề gồm có sự đóng góp ý kiến một cách khách quan từ các thành viên trong nhóm. Việc này khuyến khích những ý tưởng sáng tạo, mới mẻ, không bị đánh giá hay cần phải lo về những lời nhận xét. Từ đó có thể đưa ra những ý tưởng, cách tiếp cận khác nhau và tìm ra phương án phù hợp nhất cho định hướng phát triển của Công ty.

• Bản đồ tư duy

Một phương pháp rất hữu hiệu để hiểu rõ và trực quan về các vấn đề, ý tưởng. suy nghĩ khác nhau… Từ một ý tưởng ban đầu, các ý nhỏ sẽ được phát triển và mở rộng để bổ sung, làm kỹ về ý chính đầu tiên. Nhờ đó mà vấn đề được nhìn nhận một cách đa chiều, sẽ có những ý tưởng độc đáo giúp các nhà phân tích kinh doanh có những hướng đi mới mẻ trong việc lên chiến lược phát triển kinh doanh cho Công ty. Bản đồ tư duy cũng có rất nhiều các biến thể khác nhau và có thể thiết kế trên các phần mềm như là: Freemind, Canva, Mindmap…

• Thiết kế quy trình

Đây là một phần quan trọng trong quá trình phân tích kinh doanh. Đây là điều cần thiết để giải quyết vấn đề và khai thác những cơ hội nhằm đo lường hiệu quả kinh doanh nhằm mang đến những giá trị cho người tiêu dùng.

Người thực hiện phân tích kinh doanh bằng cách Thiết kế quy trình sẽ phải chịu trách nhiệm về cách cải tiến quy trình kinh doanh và cách duy trì chúng. Nhờ đó, Công ty sẽ có những sự phát triển được định hướng rõ ràng, chuẩn xác trong quá trình kinh doanh trong tương lai.

• Sáu chiếc mũ tư duy

Một phương pháp vô cùng độc đáo cỉa Tiến sĩ Edward de Bono phát triển lần đầu năm 1980. Đây là cách tư duy giúp đưa ra quyết định tốt hơn. Nó có thể  áp dụng trong một đội nhóm hay cả một Công ty. Cụ thể của phương pháp này là:

• Màu xanh lá cây: đại diện sự sáng tạo
• Màu xanh lam: thảo luận tổng quan
• Màu trắng: tư duy logic, theo những số liệu
• Màu vàng: đại diện suy nghĩ tích cực, chủ yếu là ưu điểm
• Màu đỏ: đại diện cho cảm xúc
• Màu đen: đại diệ cho sự đối lập, đặc biệt tập trung vào những khuyết điểm.

Bài viết là sự tổng hợp các thông tin cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu nhất về những kiến thức của Phân tích kinh doanh. Hy vọng rằng với những kiến thức được tổng hợp của Nik Edu, các bạn sẽ có những định hướng phù hợp khi là một nhà phân tích kinh doanh.