Multitasking là gì? Đa nhiệm có lợi ích thật sự

Bạn nghe về thuật ngữ “ Multitasking” gần đây? Vậy Multitasking là gì? Đây có phải chìa khóa đảm bảo năng suất làm việc hiệu quả hơn? Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn, đừng bỏ qua bài viết chi tiết dưới đây để có cái nhìn tổng quan về kỹ năng đang được quan tâm nhất hiện nay.

1. Multitasking là gì?

Multitasking là gì? Theo dịch nghĩa tiếng Việt, Multitasking có nghĩa là đa nhiệm. Đa nhiệm có nghĩa là làm rất nhiều việc cùng một lúc hay trong cùng một khoảng thời gian nhất định bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ trong khi theo dõi những nhiệm vụ khác.

Multitasking skills là gì? Chúng ta ăn trưa trong khi laptop vẫn bật ngay trước mặt. Chúng ta tranh thủ thời gian để lướt web, tán gẫu với bạn bè trong khi chờ email phản hồi từ phía khách hàng. Trả lời điện thoại ở khu vực tiếp tân đông đúc giữa lúc chào khách hàng cũng thể hiện kỹ năng đa nhiệm.

2. Multitasking có mang lại lợi ích thật sự?

Từ định nghĩa trên, đa nhiệm có vẻ là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc cùng một lúc

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não của chúng ta gần như không giỏi trong việc xử lý nhiều nhiệm vụ như chúng ta vẫn nghĩ. Vậy những ảnh hưởng xấu của multitasking là gì?

2.1 Bộ não hoạt động mất tập trung, kém hiệu quả

Những người làm việc đa nhiệm có thể cảm thấy mất tập trung hơn những người tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng não bộ chỉ có thể thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm. Những người tự nhận là người đa nhiệm giỏi chỉ giỏi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Việc bắt ép bộ não chuyển đổi sự tập trung vào quá nhiều việc không những không mang lại hiệu quả mà còn làm bộ não bị hư hại khi phải hoạt động hết hiệu suất .

2.2 Khả năng giải quyết công việc giảm hiệu suất

Mặc dù điều đó có vẻ trái ngược với suy nghĩ thông thường, nhưng chúng ta có xu hướng làm việc chậm hơn và kém hiệu quả hơn khi thực hiện nhiều nhiệm vụ. Chúng ta gặp phải chi phí chuyển đổi nhiệm vụ (như tốc độ làm việc chậm hơn) do nhu cầu tinh thần tăng lên liên quan đến việc chuyển từ việc này sang việc khác.

Trong các thí nghiệm được công bố vào năm 2001 của Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans và David Meyer, tiến hành bốn thí nghiệm trong đó yêu cầu việc giải các bài toán hoặc phân loại các đối tượng hình học. Kết quả cho thấy những người tham gia bị mất thời gian khi họ phải chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Khi các nhiệm vụ trở nên phức tạp hơn, người tham gia mất nhiều thời gian hơn. Chi phí thời gian cũng lớn hơn khi những người tham gia chuyển sang những công việc tương đối xa lạ.

Bạn có thể thắc mắc chi phí thời gian của multitasking là gì? Đó là việc thay đổi trọng tâm buộc bộ não làm việc không dựa vào các hành vi tự động. Khi chúng ta tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất mà chúng ta thường xuyên làm trước đây (như lái xe, mặc quần áo, đánh răng…), chúng ta có thể làm việc trên “chế độ tự động”, giúp giải phóng nguồn lực tinh thần. Chuyển đổi qua lại sẽ bỏ qua quá trình này và kết quả là chúng tôi có xu hướng làm việc chậm hơn.

2.3 Kỹ năng bị mai một

Việc bản đảm nhiệm nhiều chức năng trong một lúc khiến bộ não của bạn không ở trong tình trạng làm việc đúng chuẩn và hiệu suất cao.

2.4 Giảm điểm IQ của con người

Một nghiên cứu tại Đại học London đã chỉ ra rằng những đối tượng đa nhiệm trong khi thực hiện các nhiệm vụ nhận thức có chỉ số IQ giảm đáng kể. Trên thực tế, chỉ số IQ giảm tương tự như những gì bạn thấy ở những người bỏ qua một đêm ngủ.

Đa nhiệm cũng được chứng minh là làm tăng sản xuất cortisol, một loại hormone căng thẳng. Việc não bộ của chúng ta liên tục chuyển bánh răng sẽ làm tăng căng thẳng và khiến chúng ta mệt mỏi, khiến chúng ta cảm thấy kiệt quệ về mặt tinh thần.

Viện tâm thần học cũng đưa ra so sánh, sự giảm sút này cao hơn gấp 2 lần so với tác động của cần sa lên IQ con người.

3. Cải thiện kỹ năng làm việc đa nhiệm hiệu quả

Theo một nghiên cứu được thực hiện ở Đại học Hồng Kông, không phải lúc nào multitasking cũng bị đánh giá là tồi tệ.

3.1 Tạo to-do list công việc cần làm

Và đây là một trong những kiến thức và kỹ năng đa nhiệm vô cùng thiết yếu. Lập list cũng bảo vệ bạn không quên những thành phần đơn cử của trách nhiệm .

Khi giải quyết nhiều dự án cùng một lúc, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là tạo một danh sách việc cần làm. Lập list sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ bạn có mạng lưới hệ thống.

Sắp xếp mọi thứ bạn cần làm là một kỹ năng đa nhiệm cần thiết. Viết danh sách kèm theo lời giải thích bên cạnh mỗi nhiệm vụ sẽ tạo ra một danh sách việc cần làm dễ tiếp cận và không quên các chi tiết cụ thể của nhiệm vụ

3.2 Nhóm các công việc liên quan lại với nhau

Một trong những yếu tố khiến đa nhiệm trở nên khó khăn là bạn phải chuyển đổi tiêu điểm qua lại giữa các tác vụ khác nhau.

Một cách tốt để cải thiện kỹ năng đa nhiệm của bạn là bắt đầu bằng cách thực hiện các nhiệm vụ tương đối giống nhau – ví dụ: nếu bạn phải thực hiện các bài đăng  trên một số nền tảng truyền thông xã hội khác nhau trong suốt cả ngày, hãy nhóm các nhiệm vụ đó lại với nhau.

Sự tương đồng sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển trọng tâm hơn và tiếp tục làm việc mà không bị mất thời gian.

3.3 Áp dụng Multitask vào công việc không quan trọng

Những việc không quan trọng có thể đưa vào multitasking skill là gì? Một số nhiệm vụ của bạn là công việc lặp đi lặp lại, hàng ngày và những công việc khác phức tạp và có mức độ ưu tiên cao các nhiệm vụ. Nhiệm vụ hàng ngày là công việc dễ dàng nhất và ít căng thẳng nhất trong số các trách nhiệm của bạn. Đây là những nhiệm vụ mà bạn có thể dễ dàng thực hiện đa nhiệm.

Nếu bạn cần làm nhiều việc cùng một lúc, hãy cố gắng kết hợp việc tự động, chẳng hạn như giặt quần áo, với việc cần tập trung hơn, chẳng hạn như trò chuyện.

3.4 Hạn chế kiểm tra các kênh giao tiếp liên tục

Có khoảng thời gian nào trong ngày mà bạn không cần phải quan tâm ngay đến mọi thông báo và câu hỏi từ đồng nghiệp không? Tắt thông báo qua email trong một khoảng thời gian cụ thể (thậm chí chỉ một giờ), đặt điện thoại của bạn ra xa và sử dụng chế độ trả lời thoại cho phép bạn có khoảng thời gian làm việc sâu hơn.

Ngoài ra nếu bạn là người thường xuyên kiểm tra Facebook hoặc Instagram 5 phút một lần, bạn có thể muốn xem xét một số ứng dụng chặn mạng xã hội. Ngoài phương tiện truyền thông xã hội, một số chương trình ngăn chặn sự phân tâm này cũng cho phép bạn chặn các trò chơi trực tuyến, cũng như các ứng dụng và trang web như YouTube, Netflix, Amazon, Twitter, tin nhắn văn bản và thậm chí cả email.

3.5 Giữ sự tập trung nhất định

Phát triển khả năng tập trung ở một mức độ nhất định , sẽ cho phép bạn cố định tâm trí của mình trong thời gian dài hơn chỉ vào một ý nghĩ hoặc hoạt động, và do đó bạn có thể hoàn thành mọi thứ tốt hơn và hiệu quả hơn.

Sự tập trung chuyên sâu là nền tảng của đa nhiệm. Điều này cũng sẽ cải thiện khả năng của bạn để xử lý bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cần thực hiện. Phương pháp để cải thiện khả năng tập trung khi multitasking là gì?

Làm việc dựa trên ý chí của bạn: Tâm trí của bạn có xu hướng đi lang thang khỏi nơi mà nó được cho là phải không? Đừng lo lắng, bạn chắc chắn không đơn độc. Suy nghĩ mất tập trung là điều phổ biến và là điều mà tất cả chúng ta đều trải qua.

Để giải quyết việc này, hãy lập một danh sách việc cần làm. Chọn hai hoặc ba nhiệm vụ chính và đặt chúng ở đầu. Sau đó, xếp hạng các mục còn lại theo thứ tự quan trọng. Điều này cho phép bạn giải quyết các công việc một cách hiệu quả hơn.

Thử 1 số ít bài thiền: Thiền được biết đến với năng lực cải thiện sự tập trung chuyên sâu. Bắt đầu bằng cách thử thách bản thân bằng cách bắt đầu với 5 phút mỗi lần khi bạn thức dậy và trước khi đi ngủ. Cuối cùng, bạn có thể tăng thời gian luyện tập.

Ghi chú: Cách tốt nhất để xoa dịu tâm trí bận rộn với nhiều việc phải làm là viết một danh sách việc cần làm. Đây được xem là phương pháp giúp tổ chức suy nghĩ của mình và ưu tiên những gì cần phải hoàn thành.

Ngủ đủ giấc: Mặc dù một vài đêm ngủ ít là không sao, nhưng ngủ không đủ hầu hết các đêm trong tuần có thể tác động tiêu cực đến cả trí nhớ ngắn hạn và dài hạn cũng như khả năng tập trung của bạn. Để tăng cường sức khỏe giấc ngủ của bạn, hãy cố gắng:

• Tránh đồ uống có chứa caffeine sau giờ ăn trưa.
• Tắt tất cả các thiết bị điện tử một giờ trước khi đi ngủ. Ánh sáng từ các thiết bị này có thể kích thích não của bạn và khiến bạn không cảm thấy buồn ngủ.
• Hãy dành thời gian để thư giãn . Đọc sách, tắm nước ấm, nghe nhạc nhẹ nhàng.

Xây dựng phòng thái chuyên nghiệp: Bằng cách cắt giảm những tác nhân khiến bạn trở nên phân tâm như tiếng ồn, chẳng hạn như nhạc nền hoặc điện thoại đổ chuông hoặc các thông báo ứng dụng.

Có thể thấy multitasking vẫn là một chủ đề nhận được khá nhiều sự quan tâm từ các nhà nghiên cứu. Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Multitask là gì? Ưu và nhược điểm để hạn chế những tác động tiêu cực của nó đến hiệu quả làm việc của bản thân.