Kỹ năng xử lý tình huống là gì? 9 kỹ năng xử lý tình huống thông minh

Để tránh xảy ra những quyết định sai lầm, bạn cần phải tích lũy 9 kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống quan trọng được đề cập trong bài viết này. Đây là bí quyết để bạn trở nên bản lĩnh, tự tin và đưa ra những phương án xử trí vấn đề hiệu quả, thuyết phục.

1. Kỹ năng xử lý tình huống là gì?

Kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống là gì mà mỗi người đều cần phải có? Đây là tổng hợp tất cả những kỹ năng tìm hiểu, liên hệ và phân tích thông tin để có được cái nhìn tổng quan và đầy đủ nhất về các hiện tượng, sự vật, sự việc đang xảy ra. Từ các thông tin có được, bạn sẽ đưa ra nhận định, đánh giá và giải quyết mọi vấn đề một cách đầy đủ và thỏa đáng nhấn trong khả năng của mình.

2. Tại sao kỹ năng xử lý tình huống quan trọng?

Ngày nay, kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống có vai trò cực kỳ quan trọng vì mang lại những lợi ích sau cho bạn, cụ thể:

• Ra quyết định một cách chính xác: Khi có đầy đủ các kỹ năng ứng xử, xử lý tình huống, bạn sẽ luôn trong tâm thế sẵn sàng đối mặt với mọi vấn đề, mọi biến động trong cuộc sống. Bằng khả năng có được, rất dễ dàng và nhanh chóng để bạn ra quyết định một cách chủ động, nhanh chóng và chính xác. Bạn không phải rơi vào thế bị động hay băn khoăn, đắn đo quá nhiều về việc giải quyết vấn đề. Từ đó tránh được các quyết định sai lầm không đáng có.

• Luôn ở thế chủ động: Khi trang bị cho mình đầy đủ kỹ năng quan sát, phân tích và đánh giá để giải quyết vấn đề, bạn sẽ luôn giữ được tâm thế bình tĩnh và chủ động. Không cần phải lo lắng hay tốn thời gian suy nghĩ, bạn nhanh chóng nhận diện tình hình và giải quyết một cách hợp lý. Điều này rất hữu ích trong giao tiếp hàng ngày, trong công việc, hỗ trợ bạn dễ dàng thăng tiến trong sự nghiệp.
• Tổng hợp và hệ thống thông tin tốt: Người có kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống thường có khả năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin nhanh chóng, nhạy bén và chính xác. Dựa trên những gì thu thập được, bạn sẽ biết cách xâu chuỗi mọi thứ một cách logic để nhận ra nguyên nhân thực sự của vấn đề, từ đó tìm cách giải quyết.

• Tích lũy kinh nghiệm: Sau mỗi lần xử trí một tình huống nào đó trong cuộc sống, bạn sẽ dần dần tích lũy thêm kinh nghiệm để có thể ứng biến nhanh nếu gặp tình huống tương tự về sau. Khi xử lý được những vấn đề khó, bạn sẽ ngàng một bản lĩnh hơn. Đây cũng là cách để rèn luyện bản thân, giúp bạn phát triển tốt hơn trong sự nghiệp.

3. Lý do dẫn đến xử lý tình huống thất bại trong trong giao tiếp?

Tùy vào môi trường được giáo dục và phát triển mà mỗi người sẽ có những kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống khác nhau. Dù ai cũng mong muốn trở thành người khéo léo cư xử. Thế nhưng đôi khi bạn sẽ xử lý thất bại vì:

• Quá nôn nóng, vội vàng mà không có tính kiên nhẫn
• Đánh giá phiến diện, không tìm hiểu rõ để nhìn nhận toàn diện vấn đề
• Thiếu sự thấu hiểu và đồng cảm, không biết cách lắng nghe
• Kỹ năng giao tiếp chưa hoàn thiện, chưa biết cách ăn nói và hành động
• Cứng nhắc dùng một cách giải quyết cho nhiều trường hợp khác nhau

4. Những kỹ năng xử lý tình huống trong giao tiếp thông minh

• Lạt mềm buộc chặt

“Lạt mềm buộc chặt” chính là cách ứng xử được truyền lại từ bao đời này, đề cao cách xử lý tình huống nhẹ nhàng, mềm mại. Không phải lúc nào cũng “căng thẳng” thì mới giải quyết được vấn đề. Nhất là trong chuyện tình cảm, hôn nhân thì bí quyết này chính là cách để giữ được hạnh phúc trọn vẹn.

• Thừa nhận trước rồi khéo léo chuyển hướng sau

Trước cấp trên hay những bậc lớn tuổi hơn mình, bạn cần khéo léo trong việc tiếp thu ý kiến của họ trước. Hãy lắng nghe quan điểm của họ và thể hiện sự đồng tình, không nên “đối đầu” hay tỏ ý ngang hàng với đối phương. Nếu muốn trình bày quan điểm cá nhân, bạn có thể khéo léo dùng lời lẽ chuyển hướng sao cho phù hợp để thay đổi cách nhìn nhận từ họ.

• Đi thẳng vào vấn đề

Không phải lúc nào việc nhẹ nhàng dẫn dắt vào vấn đề cũng là điều tốt. Đôi khi trong cuộc sống, bạn cần đi trực diện vào vấn đề sẽ mang lại hiệu quả rõ ràng hơn. Không cần phải bóng gió, vòng vo, bạn chỉ cần tỏ rõ quan điểm và thái độ của mình một cách thẳng thắng sẽ khiến đối phương tin tưởng hơn.

• Tạo đồng minh

Một tập thể bao giờ cũng mạnh hơn một cá nhân, do đó đừng quên tạo đồng minh cho mình trên mọi chiến tuyến. Có rất nhiều tình huống mà bạn cần đến sức mạnh của người đồng minh, giúp bạn giải quyết tốt vấn đề mà không bị đối thủ phản kích.

• Dùng hành động để thuyết phục

Thay vì dùng lời nói suông để thuyết phục, bạn hãy chứng minh cho đối phương thấy bằng hành động. Kết quả từ hành động thực tế sẽ là lời khẳng định đanh thép nhất, khiến họ hiểu rõ về quan điểm và con người bạn.

• Dùng truyện ngụ ngôn

Thêm một kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống được nhiều người áp dụng là dùng truyện ngụ ngôn. Phương pháp này dành cho những tình huống mà bạn không tiện để nói một cách thẳng thắn. Bởi các truyện ngụ ngôn thường ẩn chứa nhiều thông điệp và lời khuyên hữu ích. Tuy nhiên, bạn cần khéo léo chọn câu chuyện có ẩn ý phù hợp.

Nếu muốn khuyên nhủ người có hiểu biết nông cạn, bạn có thể sử dụng câu chuyện ếch ngồi đáy giếng, kể một cách nhẹ nhàng. Thế nhưng khi áp dụng phương cách này, đối phương cũng phải có một trình độ nhất định để hiểu thấu, tránh tình trạng bạn có nói gì người kia cũng không hiểu.

• “Chuyển bại thành thắng”

Đây là một trong những kỹ năng đỉnh cao mà ai cũng cần phải rèn luyện để có được. Nếu bị đẩy vào tình huống phải lo lắng và sợ hãi, bạn cần thật bình tĩnh để tìm hiểu về nhược điểm của đối phương. “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, khi hiểu rõ về họ, bạn sẽ có cách lật ngược thế cờ.

• “Nêm gia vị” hài hước

Sử dụng sự hài hước cũng là kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống mà bạn có thể áp dụng. Vài câu “tấu hài” hợp hoàn cảnh sẽ làm thay đổi bầu không khí và giúp điều tiết thái độ đôi bên. Việc dùng một vài câu nói hài hước có khi tránh được nhiều xung đột không cần thiết. Thay vì nói nặng lời hay chỉ trích, bạn có thể góp ý, nhận xét một cách hài hước để giảm đi mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

• Phản bác tinh tế

Để phản bác người khác, không phải lúc nào những lời nói thẳng thắn cũng có hiệu quả. Với người hay tự ái, bạn cần tinh tế phản bác ý kiến của họ để không gây mất lòng mà vẫn đạt được mục đích giao tiếp.

Đầu tiên, bạn cần khéo léo thừa nhận quan điểm của đối phương. Song song đó hãy lắng nghe họ để “chớp thời cơ” chỉ ra những sơ hở hoặc sự vô lý trong quan điểm của họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể vạch rõ để họ thấy rằng sẽ nguy hiểm thế nào nếu cứ khăng khăng giữ ý kiến chủ quan mà thiếu sự lắng nghe người khác.

5. Cách rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống

• Giữ bình tĩnh

Muốn nâng cao kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống, điều đầu tiên mà bạn phải học chính là cách giữ bình tĩnh. Trong mọi tình huống, khi bạn thực sự bình tĩnh sẽ có cái nhìn toàn diện hơn để giải quyết vấn đề đang xảy ra.

Ví dụ khi bạn gặp nhà tuyển dụng lúc đi phỏng vấn, nếu bạn tỏ ra bình tĩnh và tự tin sẽ giúp họ cảm thấy tin tưởng hơn, góp phần tăng cơ hội phỏng vấn thành công. Ngược lại, nếu bạn tự ti, lo lắng, không kiểm soát được lời nói và hành động sẽ khiến bạn vụt mất cơ hội.

• Rèn luyện tư duy đa chiều

Để linh hoạt xử trí mọi tình huống xảy ra trong cuộc sống, bạn cần rèn luyện tư duy đa chiều, nhìn nhận và phân tích vấn đề ở nhiều khía cạnh. Điều này giúp bạn có quan điểm rõ ràng, đúng đắn và nhạy bén hơn khi xử lý những tình huống đòi hỏi sự ứng biến nhanh nhạy.

• Nhạy bén khi nắm bắt vấn đề

Muốn tìm ra cách giải quyết vấn đề tốt nhất, bạn phải hiểu rõ những điều cốt lõi của vấn đề. Muốn làm được điều này, bạn cần tiếp xúc nhiều người, học hỏi liên tục và trải nghiệm nhiều công việc khác nhau. Ngoài ra, nếu biết cách nắm bắt tâm lý đối phương, bạn sẽ dễ dàng ghi điểm với họ.

• Tinh tế khi phản biện

Bạn hoàn toàn có thể phản biện lại người khác bằng cách nêu ra quan điểm cá nhân. Tuy nhiên hãy làm điều này một cách khéo léo và tinh tế, trên tinh thần xây dựng hơn là “triệt hạ” đối thủ. Cách này sẽ giúp đối phương thoải mái hơn trong việc tiếp thu ý kiến, không gây nên bầu không khí căng thẳng mà chẳng mang lại lợi ích nào cho đôi bên.

• Lắng nghe trực giác

Để nâng cao kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống, đôi khi bạn phải lắng nghe chính trực giác và linh tính của mình. Bởi đây là bản năng riêng của mỗi người, được chính bạn lắng nghe và tích lũy trong quá khứ, đúc kết thành kinh nghiệm riêng. Vì thế vào những lúc cần thiết, việc lắng nghe chính mình là điều quan trọng, giúp bạn ra quyết định một cách chính xác.

Trên đây là tất cả những kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc sống quan trọng mà bạn cần học tập và rèn luyện mỗi ngày để trở thành một người khéo léo và tinh tế khi đối mặt và xử trí mọi vấn đề xảy ra trong cuộc sống, công việc và mọi khía cạnh khác.