KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC LÀ GÌ? 10 TUYỆT CHIÊU NÂNG CAO KỸ NĂNG THUYẾT PHỤC
Kỹ năng thuyết phục xuất hiện ở mọi khía cạnh của cuộc sống, kể cả khi mua hàng bạn cũng phải thuyết phục người bán để được mức giá hời nhất. Đặc biệt trong môi trường công việc, kỹ năng thuyết phục là không thể thiếu. Nó giúp bạn dễ dàng gây ấn tượng với khách hàng, đối tác để mang lợi ích tốt nhất về cho bạn và doanh nghiệp.
1. Kỹ năng thuyết phục là gì?
Thuyết phục là khả năng sử dụng ngôn ngữ, lời nói, hình ảnh và khả năng tư duy để làm người khác thay đổi suy nghĩ, thái độ và đồng ý với quan điểm của mình. Kỹ năng thuyết phục được sử dụng nhiều trong môi trường làm việc, trong những cuộc thương thảo với đối tác, khách hàng.
Không phải ai sinh ra cũng đều có sẵn khả năng thuyết phục người khác, mà phải qua quá trình rèn luyện và vận dụng thường xuyên. Kỹ năng thuyết phục luôn đi kèm với khả năng giao tiếp giỏi và cách ứng xử khéo léo. Kỹ năng này đặc biệt được sử dụng nhiều trong lĩnh vực liên quan đến kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết phục
Vai trò của kỹ năng thuyết phục thể hiện ở mọi khía cạnh trong cuộc sống và công việc, cụ thể như sau.
- Trong cuộc sống
Kỹ năng thuyết phục được vận dụng từ những vấn đề đơn giản nhất. Chẳng hạn như khi bạn muốn xin phép người thân tổ chức một bữa tiệc tại gia có sự tham gia của bạn bè nhưng lại bị bố mẹ từ chối. Lúc này, bạn cần thể hiện tài năng thuyết phục của mình bằng cách đưa ra những lý do chính đáng rằng tại sao nên tổ chức tiệc tại nhà. Các dẫn chứng bạn đưa vào để có thể tăng tính thuyết phục hơn như chi phí tiết kiệm hơn, dễ dàng chuẩn bị,…
- Trong kinh doanh
Khi thương lượng với khách hàng hoặc đối tác về một mối làm ăn, bạn cần sử dụng đến kỹ năng thuyết phục. Cuộc trao đổi có tính thuyết phục càng lớn thì khả năng bạn chốt hợp đồng mua bán càng nhanh, từ đó gia tăng doanh số cho doanh nghiệp. Chính vì thế mà không ít doanh nghiệp hiện nay rất chú trọng trau dồi kiến thức về kỹ năng thuyết phục cho nhân sự của mình.
Mặc dù vậy, kỹ năng thuyết phục không thể học trong ngày 1 ngày 2 mà phải rèn luyện thường xuyên. Người thuyết phục giỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng cộng với kinh nghiệm thực chiến tốt.
Kỹ năng thuyết phục rất cần trong lĩnh vực kinh doanh
- Trong quan hệ với đối tác
Để xây dựng mối quan hệ thành công với các đối tác hay cổ đông công ty, bạn cần có kỹ năng thuyết phục. Ví dụ, khi mong muốn nhận được cơ hội đầu tư từ các công ty lớn, bạn phải cho họ thấy được tiềm năng phát triển của doanh nghiệp trong ít nhất 3 – 5 năm tới, cùng với đó là kế hoạch phát triển để họ thấy được công ty bạn thực sự có tiềm năng. Trong quá trình đàm phán, ngoài việc nói về bản thân, bạn cũng cần theo dõi hành vi, thái độ của đối tác để có những phương án phòng bị kịp thời.
3. Những bước cơ bản của kỹ năng thuyết phục
Thuyết phục không phải là nói dài, nói dai mà cần phải có “chiến lược” trình bày cụ thể. Dưới đây là những bước cơ bản để bạn bắt đầu với kỹ năng thuyết phục.
- Bước 1: Chuẩn bị kỹ vấn đề trình bày
Để tỉ lệ thành công khi thuyết phục là cao nhất, bạn cần chuẩn bị kỹ những thông tin liên quan đến vấn đề và đối tượng cần đàm phán bao gồm: bối cảnh, lý do đàm phán, điểm mạnh, điểm yếu của đối tượng. Các luận điểm mà bạn cần làm rõ cho phần trình bày của mình như sau:
- Xác định mục đích thuyết phục
- Liệt kê thông tin cần thiết theo thứ tự nhất định
- Chuẩn bị sẵn ảnh, video, hồ sơ, tài liệu cụ thể để làm minh chứng
- Triển khai sẵn các bước trình bày, đặc biệt là nội dung mở đầu và chốt hạ
Bạn cần chuẩn bị kỹ những thông tin liên quan đến vấn đề và đối tượng cần đàm phán
- Bước 2: Bình tĩnh và tự tin
Tự tin quyết định đến 50% thành công. Một cuộc đàm phán mà bạn tự tin trình bày những lý lẽ của mình với ánh mắt và cử chỉ dứt khoát, ít nhiều sẽ tác động đến tâm lý của đối phương. Họ sẽ cảm thấy bạn đang hoàn toàn tâm huyết với những gì bạn nói, đồng thời những lý lẽ bạn đưa ra có phần cứng cáp, đáng tin cậy hơn.
- Bước 3: Khơi gợi sự hứng thú
Một bài nói có sức thuyết phục hơn khi bạn khơi gợi được sự hứng thú với người nghe. Bạn có thể lồng ghép những câu chuyện có thật, những chiêm nghiệm của bản thân khi nói, vừa tăng tính thực tế, vừa làm cho cuộc nói chuyện trở nên thú vị hơn.
- Bước 4: Luôn kèm theo dẫn chứng cụ thể
Người xưa thường có câu “nói có sách, mách có chứng”, vậy nên luận điểm mà không có dẫn chứng thì chỉ giống như luận điểm suông. Bất kỳ quan điểm nào bạn đưa ra cũng cần có dẫn chứng kèm theo, có thể là hình ảnh, bài báo cáo nghiên cứu hoặc số liệu thực tế, như vậy mới có tính thuyết phục.
- Bước 5: Thuyết phục bằng cách trả lời những thắc mắc
Liên tục đưa ra những câu hỏi trước khi đối phương đặt câu hỏi là một trong những đòn tâm lý mang tính thuyết phục tốt nhất. Điều này cho thấy rằng bạn thực sự có cái nhìn sâu sắc đến vấn đề mà bạn đang trình bày, từ đó làm tăng khả năng thuyết phục thành công hơn.
4. 6 yêu cầu của kỹ năng thuyết phục
Năng lực thuyết phục là khả năng vận dụng nhuần nhuyễn nhiều kỹ năng cùng nhau, cụ thể gồm có:
- Kỹ năng giao tiếp
- Trí tuệ cảm xúc
- Lắng nghe tích cực
- Lập luận logic
- Xây dựng quan hệ
- Đàm phán – thương lượng
4.1. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp tốt là nền tiền đề giúp bạn hoàn thiện các kỹ năng thuyết phục khác. Sở dĩ mục tiêu của thuyết phục chính là làm thay đổi suy nghĩ, hành động của một người, nhóm người, tổ chức theo hướng khác và giao tiếp chính là phương thức nhanh nhất.
Trong thuyết phục, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn thể hiện bản thân một cách rõ ràng, lành mạch bằng ngôn từ, cử chỉ và biểu cảm gương mặt. Giao tiếp tốt giúp bạn trình bày một cách dễ hiểu nhất, người đối diện có thể tiếp nhận thông tin một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, sử dụng sự khôn khéo của mình sẽ giúp bạn lôi cuốn người nghe và khiến họ tin bạn hơn.
4.2. Trí tuệ cảm xúc
Trí tuệ cảm xúc EQ là khả năng nhìn thấu cảm xúc của người khác, đồng thời đưa ra cách ứng xử phù hợp để đôi bên đều cảm thấy thoải mái. Trong buổi đàm phán, việc chú ý đến thái độ, cảm xúc của đối phương là điều cần thiết. Khi nhận thấy đối phương đang hào hứng với vấn đề bạn đưa ra, hãy tiếp tục trình bày với tinh thần cao hơn để đưa cảm xúc lên cao trào. Ngược lại, nếu thái độ của đối tác có vẻ không mấy hào hứng và khó hiểu, bạn nên chậm lại một chút để suy nghĩ xem hướng đi của mình là đang đúng hay sai, từ đó có sự điều chỉnh phù hợp.
Việc chú ý đến thái độ, cảm xúc của đối phương là điều cần thiết
4.3. Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng không phải ai cũng làm được, đặc biệt là trong những cuộc đàm phán dễ xảy ra tranh chấp. Lắng nghe quan điểm của đối phương để thể hiện sự tôn trọng và thái độ tốt, dù vấn đề đó là đúng hay sai. Ngoài ra, việc cởi mở để đối phương chia sẻ quan điểm, suy nghĩ cũng là cách để họ cảm thấy được trân trọng, từ đó củng hộ niềm tin cả hai bên.
Xem thêm về năng lượng tích cực
4.4. Suy luận logic
Tư duy logic được vận dụng rất nhiều trong thuyết phục. Trước khi khiến người khác tin tưởng vào quan điểm và hành động của bạn, bạn cần cho họ thấy tại sao cần phải hành động như vậy. Từ những dẫn chứng thu thập được, bạn đưa ra những kết luận mang tính thiết thực, sau đó mới đề xuất phương án giải quyết. Sự logic giữa các luận điểm khi trình bày sẽ giúp bạn gây được ấn tượng, củng cố niềm tin và tăng tỉ lệ đàm phán thành công.
4.5. Xây dựng quan hệ
Quá trình ảnh hưởng – thuyết phục đòi hỏi bạn phải tương tác tích cực, đồng thời thể hiện sự quan tâm hưởng ứng mới có khả năng duy trì các mối quan hệ có ý nghĩa. Nếu bạn là người không thích giao tiếp, trò chuyện hoặc tham gia vào các mối quan hệ công sở, việc xây dựng quan hệ sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.
Để xây dựng một mối quan hệ chất lượng, bạn phải chân thật, tự nhiên và có cách nói chuyện lôi cuốn của riêng mình. Mục đích là để người khác nhìn thấy được giá trị của bạn, quan tâm và dần bị lôi cuốn vào những điều bạn nói. Rèn luyện thường xuyên sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng thuyết phục.
4.6. Kỹ năng đàm phán
Sau khi hai bên đều trình bày quan điểm của riêng mình, bước đàm phán cuối cùng sẽ quyết định tất cả. Một cuộc đàm phán thành công sẽ đưa ra kết quả win – win, nghĩa là đôi bên cùng có lợi. Để làm được điều đó, bạn phải biết cách cân đối lợi ích, làm sao để đáp ứng nhu cầu của họ nhưng đồng thời cũng không nhận phần thiệt về mình.
5. Những phản ứng thường gặp khi áp dụng kỹ năng thuyết phục
Khi áp dụng kỹ năng thuyết phục vào công việc hay cuộc sống, bạn sẽ gặp phải 3 loại phản ứng phổ thông sau:
- Cam kết (Commitment)
Đây là mức độ phản ứng tốt nhất. Khi đạt được mức độ này, bạn sẽ khiến người khác cảm thấy hài lòng với đề xuất, phương án và bạn đưa ra và cam kết sẽ thực hiện với một thái độ thoải mái. Hơn nữa, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ đối tác để giúp công việc đi đến hệ quả tốt nhất
- Tuân thủ (Compliance)
Ở mức độ thuyết phục thấp hơn, bạn vẫn giành phần thắng trong cuộc đàm phán, tuy nhiên phản ứng của người đối diện là tuân thủ, làm theo. Trong trường hợp này, thái độ của đối phương không thay đổi, tuy nhiên họ không có hành động phản kháng do vẫn bị những lập luận của bạn làm cho thuyết phục.
- Phản kháng (Resistance)
Đây có thể coi là trường hợp tệ nhất trong cuộc đàm phán, cho thấy khả năng thuyết phục của bạn chưa thực sự hiệu quả, hệ quả là nhận lại sự phản kháng từ đối phương. Trong trường hợp này, nếu không thể thuyết phục được thêm, bạn có thể phải từ bỏ luận điểm của mình.
6. Những tuyệt chiêu giúp nâng cao kỹ năng thuyết phục khi giao tiếp
- Tạo mối quan hệ tốt
Những mối quan hệ tốt sẽ là một khởi điểm an toàn. Nếu như trước đó bạn đã tạo được thiện cảm với những người xung quanh, khả năng cao họ sẽ muốn lắng nghe bạn hơn. Đây có thể coi là “bước đệm” tốt cho một cuộc đàm phán thành công.
- Nâng cao uy tín, tạo dựng thương hiệu cá nhân
Nếu chỉ có quan hệ tốt thôi thì chưa đủ, bạn cần phải nâng cao giá trị của bản thân trong mắt đối phương. Để làm được điều đó, hãy tích cực trau dồi kiến thức, kinh nghiệm và để bản thân xuất hiện nhiều hơn, tăng độ nhận diện cá nhân.
- Chọn lựa thời điểm thích hợp
Không phải lúc nào bạn cũng có thể dễ dàng thuyết phục được người khác ngay tại thời điểm họ đang không đồng ý và cố gắng từ chối. Hãy lựa chọn một thời điểm sao cho phù hợp, có thể đó là khi cả bạn và đối phương đang thoải mái và không bị khó chịu.
- Lập luận có căn cứ
Như đã nói ở trên, mọi luận điểm bạn đưa ra đều phải có căn cứ, nghiên cứu và số liệu thực tế thì mới đáng tin cậy. Với những thông tin chưa chắc chắn, bạn không nên nói suông hoặc nói một cách vô căn cứ, điều này khiến lập luận của bạn thiếu tính thuyết phục, đồng thời khiến cho đối phương dễ dàng phản biện lại bạn ngay.
- Diễn đạt rõ ràng, rành mạch và tự tin
Hãy kết hợp giọng nói và ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt một cách tốt nhất. Nếu căng thẳng, hãy cố gắng chuẩn bị thật kỹ nội dung, sau đó tập luyện trước để hạn chế sự vấp váp. Một phong thái tự tin sẽ khiến bạn thu hút và dễ gây ấn tượng hơn trong buổi đàm phán.
7. Mẹo giúp rèn luyện kỹ năng thuyết phục
Bên cạnh việc củng cố kiến thức và kỹ năng, bạn cũng có thể áp dụng một số mẹo để có thể tuỳ cơ ứng biến trong một số trường hợp như:
- Chủ động tiếp cần và nghiên cứu kỹ vấn đề cần thuyết phục;
- Chuẩn bị nội dung chi tiết và có dẫn chứng cụ thể để thuyết phục.
- Luyện tập trước khi áp dụng thực tế.
- Tham khảo ý kiến của nhiều người, đặc biệt là những người có kinh nghiệm.
- Bình tĩnh, kiên nhẫn khi thuyết phục.
- Theo dõi, học hỏi từ những người đi trước (ví dụ như diễn giả, diễn thuyết nổi tiếng,…)
Trên đây là những kiến thức về kỹ năng thuyết phục mà bạn có thể trang bị cho mình ngay hôm nay. Hơn hết, đây là một kỹ năng đòi hỏi sự rèn luyện chăm chỉ nên bạn hãy biết cách chọn lọc thông tin phù hợp với mình nhé.