Khái niệm kỹ năng quản lý và 11 kỹ năng quản lý mà nhà quản trị cần có

Bạn có mong muốn trở thành nhà quản trị giỏi? Hãy tham khảo ngay 11 kỹ năng quản lý quan trọng mà mỗi nhà quản lý chuyên nghiệp cần phải có. Đây là những kỹ năng cần thiết để trở thành một cấp trên được tín nhiệm.

1. Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý là gì? Đây là tất cả những kiến thức và khả năng của một nhà quản trị trong việc quản lý con người và công việc. Loại kỹ năng được trui rèn thông qua việc học tập, thực hành và rèn luyện mỗi ngày, nhất là khi ứng dụng trong các nhiệm vụ và hoạt động cần thiết. Theo thời gian, kỹ năng quản lý sẽ dần hoàn thiện thông qua việc trau dồi liên tục.

Theo định nghĩa của Wiki, quản lý là hoạt động quản trị của một tổ chức như doanh nghiệp, cơ quan chính phủ hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Hoạt động này gồm việc lên chiến lược, điều phối nhân viên sử dụng các nguồn lực như tài chính, công nghệ, tự nhiên,… sẵn có để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

2. Những kỹ năng quản lý mà một quản trị phải có

2.1. Đáng tin cậy

Một nhà quản trị chuyên nghiệp cần phải có được sự tin cậy của mọi người, dù ở cấp bậc nào. Mối quan hệ giữa bạn và cấp dưới, giữa bạn và đồng nghiệp cần dựa trên nền tảng của sự tin tưởng lẫn nhau. Đây là cách để xây dựng niềm tin vững chãi, là nền tảng để mọi người hỗ trợ bạn nhiệt tình khi cần.

Để xây dựng niềm tin với mọi người, cần có sự thống nhất trong lời nói và hành động và giữ chữ tín, luôn gương mẫu trong công việc. Điều này giúp cấp dưới cảm thấy thoải mái và xem bạn như một hình mẫu để có động lực trong mọi việc.

2.2. Lắng nghe tích cực

Một kỹ năng quản lý cực kỳ quan trọng trong công việc, đó chính là lắng nghe một cách tích cực. Là nhà quản trị, bạn phải biết cách lắng nghe nhân viên của mình để nắm rõ được vấn đề cốt lõi trong công việc, để hiểu được các ý tưởng của nhân viên cùng như những khúc mắc của họ trong quá trình làm việc.

Có kỹ năng lắng nghe, bạn sẽ biết cách xây dựng một mối quan hệ lành mạnh với cấp dưới, biết cách đối nhân xử thế thật khéo léo và tinh tế nhằm tránh những xung đột không đáng có trong môi trường công việc.

2.3. Làm việc trung thực

Làm việc ở cấp độ quản trị, bạn phải có đức tính trung thực trong công việc, loại bỏ bớt vỏ bọc của sự “thảo mai”, “giả tạo”. Sự trung thực phải thể hiện qua việc tôn trọng sự thật, không nên chỉ biết nói những lời làm “đẹp lòng” cấp trên của mình.

Bên cạnh đó, tinh thần trung thực còn thể hiện qua việc tập trung làm việc, làm đúng trách nhiệm, không đùn đẩy, không đổ lỗi và không cướp công người khác. Chỉ khi trở thành một người liêm chính, bạn mới quản lý tốt cấp dưới của mình.

2.4. Kỹ năng đánh giá mang tính xây dựng

Nhân viên là người trực tiếp sản xuất ra hàng hóa nhưng đôi khi sẽ phạm phải sai lầm. Với tư cách là nhà quản trị, bạn cần phải biết cách đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng tích cực để nhân viên hiểu rõ sai lầm của mình nhưng phải tạo cơ hội để họ sửa sai và phát triển. Tuyệt đối không được châm chọc, chế giễu hay xúc phạm khiến họ nản lòng.

Với những nhân viên làm tốt công việc của mình, bạn cần đánh giá cao năng lực và ghi nhận công sức của họ. Bên cạnh đó, bạn đừng quên đưa ra những lời khuyên thiết thực để nhân viên có thêm động lực tiếp tục phát triển.

2.5. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp chính là một trong các kỹ năng quản lý rất quan trọng của mỗi nhà quản trị. Bởi lẽ bạn phải giao tiếp thường xuyên với cấp dưới, đồng nghiệp và cả ông chủ của mình. Khả năng giao tiếp không chỉ thể hiện qua văn bản mà còn thể hiện trong cả lời nói. Vì thế, bạn cần phải cải thiện kỹ năng này (nếu có) để hoàn thiện hơn mỗi ngày.

Bạn có muốn trở thành một nhà quản lý gương mẫu để nhân viên hết mực noi theo? Nếu muốn, bạn cần phải biết cách cư xử hài hòa trong mọi mối quan hệ của mình. Dù là khi giao tiếp trực tiếp, chat trên các ứng dụng, qua email,… bạn cũng cần phải tỏ ra lịch sự và đúng mực.

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói lời hay ý đẹp hay “thảo mai” mà cốt phải mang lại cảm giác dễ chịu, thoải mái cho tất cả mọi người xung quanh bạn. Đây cũng là cách để xây dựng niềm tin với cấp dưới, là cách để thúc đẩy động viên họ làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

2.6. Kỹ năng quản lý thời gian

Bạn sẽ không thể trở thành một nhà quản lý tốt nếu như không biết cách quản lý thời gian. Bạn cần phải có thời gian để học hỏi, rèn luyện và nâng cấp, phát triển kỹ năng quản trị bản thân mỗi ngày. Vì thế, việc trang bị kỹ năng quản lý thời gian là rất cần thiết để công việc không bị rối rắm, chất chồng hay dẫn đến hiện tượng quá tải.

Biết cách sắp xếp và quản lý thời gian, bạn sẽ chủ động thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên giảm dần, đồng thời biết ủy quyền, tận dụng nguồn lực nhân sự khác nhằm giảm số lượng công việc phải làm để giải quyết mọi vấn đề trong quỹ thời gian giới hạn.

Xem thêm về nguyên tắc pareto

2.7. Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Một là quản lý cần phải có kỹ năng thiết lập mục tiêu và đưa ra những kế hoạch, quyết định phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra. Bạn cần đặt mục tiêu cụ thể cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc mỗi năm theo thứ tự ưu tiên.

Vì thế, bạn phải lên danh sách những việc cần làm và đặt mục tiêu thật chi tiết cho chỉnh bản thân và cấp dưới của mình. Một nhà quản lý nếu biết cách thiết lập mục tiêu thật rõ ràng và khả thi, nhân viên được tiếp thêm động lực để cùng nhau hoàn thành mục tiêu.

2.8. Trí tuệ cảm xúc

Một kỹ năng quản lý quan trọng khác mà nhà quản trị cần phải có chính là trí tuệ cảm xúc để có thể thấu hiểu nhân viên cấp dưới của mình. Chắc hẳn rằng mỗi nhân viên sẽ có tính cách và khả năng khác nhau. Có người thông thạo việc nhanh, có người lại cần được hướng dẫn tận tình.

Vì thế, khi thấu cảm nhân viên cấp dưới, bạn sẽ hiểu rõ năng lực mỗi người và phân công công việc một cách phù hợp để nhanh chóng đạt được tiến độ đặt ra. Ngoài ra, với năng lực, kinh nghiệm và kiến thức của mình, bạn sẽ biết nhân viên cấp dưới còn thiếu gì để từ đó giúp họ hoàn thiện, nâng cao hiệu suất làm việc.

2.9. Tính linh hoạt

Dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào thì mỗi ngày bạn đều đối diện với nhiều thay đổi. Vì thế bạn cần phải cập nhật liên tục những quy định của pháp luật, những xu hướng mới của thị trường và cả sự phát triển của đối thủ cạnh tranh.

Tìm hiểu thêm về multitasking là gì

Do đó, một kỹ năng quản lý quan trọng mà nhà quản trị cần có chính là sự linh hoạt để đối diện và xử lý tất cả mọi tình huống. Bạn cần có một tâm thế sẵn sàng chuẩn bị và biết lên kế hoạch cho mọi sự thay đổi diễn ra. Điều này giúp hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ và có thể phản ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh.

2.10. Kỹ năng lãnh đạo hiệu quả

Khả năng lãnh đạo của một nhà quản lý thể hiện qua khả năng chỉ ra những việc mà doanh nghiệp cần làm cũng như biết cách thúc đẩy để hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Nhà quản lý giỏi vừa phải có khả năng đảm nhận nhiệm vụ trong công việc quản trị, vừa phải có thái độ tích cực và luôn trên tinh thần học hỏi trước bất kỳ chiến lược, nhiệm vụ nào.

2.11. Thường xuyên tự phê bình

Để trở thành một nhà quản lý toàn diện, bạn cũng phải biết cách tự phê bình và đánh giá bản thân mình. Bởi “nhân vô thập toàn” nên chắc chắn bạn cũng sẽ có điểm yếu gây cản trở đến sự phát triển của bản thân và đội nhóm mà mình quản lý. Vì thế, việc tự nhìn nhận bản thân mình là cách để loại bỏ điểm yếu này, tìm cách cải thiện và hoàn thiện mình mỗi ngày.

Một nhà quản trị thành công không chỉ có kỹ năng chuyên môn mà cần phải thông thạo thêm nhiều kỹ năng mềm khác. Kể cả khi bạn có tài năng thiên bẩm, cũng cần phải trau dồi thường xuyên để nâng cấp chính mình, trở thành một nhà quản lý giỏi thực sự.

3. Hướng dẫn cách nâng cao kỹ năng quản lý

3.1. Hiểu rõ về nhóm của bạn

Để nâng cao kỹ năng quản lý, bạn cần phải hiểu rõ về nhóm của mình, cấp dưới của mình để giúp họ phát huy và phân công công việc phù hợp. Xác định rõ điểm mạnh yếu của nhân sự cũng giúp bạn xây dựng chiến lược nâng cấp họ phù hợp hơn.

Nếu bạn vừa tiếp nhận tổ chức từ người khác, cần dành thời gian tìm hiểu để nắm rõ phong cách làm việc từng phòng ban, từng người cụ thể. Vì chắc chắn phong cách này sẽ ảnh hưởng từ người quản lý trước.

3.2. Tạo môi trường thân thiện

Môi trường làm việc thân thiện sẽ giúp xây dựng lòng tin với nhân viên, tăng cường động lực và nâng cao khả năng hợp tác, đồng lòng giải quyết khi có vấn đề.

3.3. Đặt mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp

Nhà quản trị sẽ có những quyết sách chính xác nếu biết cách đặt mục tiêu rõ ràng cho doanh nghiệp. Hiện nay, việc xây dựng mục tiêu thường dựa trên nguyên tắc SMART. Dựa trên các mục tiêu này, nhân viên của bạn sẽ biết rõ họ đang làm gì và sẽ đạt kết quả như thế nào.

Có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý phân bổ nhân lực và thời gian sao cho phù hợp để từ đó hoàn thành mục tiêu. Đây cũng là bí quyết giúp cho tổ chức của bạn dễ đạt được thành công.

3.4. Các cuộc họp đều đặn

Việc thường xuyên tạo ra các cuộc họp giúp nhà quản lý duy trì mối quan hệ với cấp dưới tốt hơn. Thông qua cuộc họp, bạn cũng sẽ nắm rõ tình hình công việc và tăng khả năng giám sát. Đây cũng là cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến của mình giúp công việc trôi chảy hơn.

3.5. Tránh quản lý vi mô

Việc quản lý vi mô, quá “săm soi” người khác có thể khiến người lao động không thoải mái. Giữa cấp dưới và lãnh đạo sẽ có một khoảng cách lớn gây ảnh hưởng đến lòng tin. Bạn chỉ cần đặt niềm tin vào nhân viên, tin tưởng họ có năng lực làm tốt công việc được giao. Còn lại hãy để họ được chủ động quyết định để bản thân họ tự tin hơn.

3.6. Thừa nhận sai lầm và nêu giải pháp

Nếu mắc sai lầm trong quản trị, bạn hãy thừa nhận. Đây là kỹ năng quản lý rất quan trọng vì bạn phải biết nhận sai mới biết cách rút kinh nghiệm, làm gương cho nhân viên không phạm sai lầm tương tự. Bên cạnh đó, bạn cần biết cách đưa ra giải pháp để khắc phục, chứ không thể vì bạn là quản lý nên sẽ được “bỏ qua”.

3.7. Sự linh hoạt trong công việc

Mọi kế hoạch đều có thể sẽ thay đổi. Do đó, quản lý cần có sự linh hoạt để tiếp cận với những thay đổi bất ngờ trong công việc. Hơn nữa, một nhà quản trị có tư duy phát triển sẽ luôn muốn thử những hướng đi mới để thách thức nhóm của mình. Thông qua đó sẽ học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hữu ích.

Trên đây là những kỹ năng quản lý quan trọng nhất mà bất kỳ ai muốn trở thành nhà quản trị giỏi đều phải học hỏi, rèn luyện mỗi ngày. Hành trình trở thành một cấp trên tuyệt vời không dễ dàng, nhưng chắc chắn bạn sẽ làm được nếu thực sự kiên định và cầu tiến.