Kỹ năng giao tiếp là gì? 11 yếu tố giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa quan trọng để dẫn đến thành công. Nó không chỉ quan trọng trong các mối quan hệ công việc, bạn bè,… mà còn giúp ích cho bản thân chúng ta trước nhiều vấn đề trong cuộc sống. Vì thế ngay sau đây, NIK sẽ làm rõ vai trò của kỹ năng giao tiếp ứng xử cũng như những yếu tố giúp bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm quan trọng này!

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là tập hợp bao gồm những quy tắc ứng xử đúc kết từ cuộc sống hằng ngày. Bằng ngôn ngữ, cảm xúc hay ký hiệu mà người nói sẽ truyền đạt thông điệp muốn gửi gắm đến người nghe. Kỹ năng giao tiếp ứng xử càng tốt thì hiệu quả truyền tải càng cao.

Giao tiếp không chỉ là kỹ năng mà còn là còn là cả một nghệ thuật. Bởi lẽ, nó bao hàm nhiều kỹ năng cần thiết khác như kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết phục,… Và bạn chỉ có thể “phô diễn” thành thạo nghệ thuật này thông qua những bài học rút ra từ những trải nghiệm thực tế trong đời sống.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp hiện nay là một yếu tố vô cùng quan trọng để quyết định độ thành công của các mối quan hệ. Bởi lẽ, ở bất cứ đâu bạn cũng phải giao tiếp. Và sẽ như thế nào nếu bạn nói năng lủng củng, không để tâm đến câu chuyện của đối phương hay phớt lờ những cảm xúc của họ?

Chắc chắn những lý do trên sẽ khiến những mối quan hệ bạn bè, hợp tác,… của bạn bị ảnh hưởng. Những lúc này, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp ứng xử khi nó trở thành “cầu nối” giúp mọi người gắn kết lại với nhau hơn. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng truyền tải những thông điệp, cảm xúc của mình đến với những người xung quanh.

Khi cần ký kết hợp đồng, việc ăn nói thuyết phục sẽ khiến khách hàng cảm thấy an tâm, tin tưởng. Khi mời chào sản phẩm, việc giới thiệu một cách lưu loát sẽ khiến khách hàng chú ý và ấn tượng hơn. Ngay cả khi thuyết trình trong cơ quan, nơi làm việc, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ khiến quan điểm của bạn được nhiều người lắng nghe.

Có thể thấy, giao tiếp là kỹ năng vô cùng quan trọng và rất cần thiết để trau dồi, rèn luyện. Bạn sẽ làm chủ được mọi cuộc trò chuyện, trao đổi, nhờ thế mà giá trị của bản thân cũng được củng cố hơn trong mắt người khác.

3. Một số yếu tố giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp

Vậy những yếu tố để có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp là gì? Tham khảo những phương pháp dưới đây để đạt được nhiều thành công hơn trong các mối quan hệ nhé!

3.1 Ngôn ngữ cơ thể

Giao tiếp không chỉ phụ thuộc vào ngôn ngữ mà nó còn ảnh hưởng bởi cử chỉ, biểu cảm, ánh mắt,… Những biểu hiện này đều được người nghe chú ý đến trong quá trình tiếp nhận thông tin từ bạn. Vì thế khi giao tiếp, bạn hãy luôn để tâm đến ngôn ngữ cơ thể của mình. Chẳng hạn như nhìn thẳng vào đối phương, thả lỏng cơ mặt, gật đầu khi đồng ý với quan điểm của đối phương hay không chỉ trỏ tay khi trò chuyện,…

3.2 Giọng nói tự tin, dứt khoát, điều chỉnh âm lượng rõ ràng

Để người nghe chú ý đến những gì bạn đang nói, hãy luôn ngẩng cao đầu và phát âm một cách rõ ràng, dứt khoát. Nếu bạn có thói quen nói chậm thì hãy tập để nói nhanh và to hơn. Điều này sẽ giúp luận điểm của bạn thêm phần chắc chắn và có sức thuyết phục.

Bên cạnh đó, hãy học cách điều chỉnh âm lượng sao cho phù hợp với bối cảnh của cuộc giao tiếp. Việc nói nhỏ phần nào thể hiện bạn đang cảm thấy mất tự tin trong cuộc trò chuyện. Trong khi đó, việc nói quá to đôi lúc sẽ tạo cảm giác khiếm nhã, thiếu tôn trọng đối phương.

3.3 Nói đúng trọng tâm vấn đề

Sẽ không ai muốn phí thời gian để lắng nghe những câu chuyện không liên quan đến chủ đề mà cả hai đang muốn trao đổi. Vì thế mỗi khi được hỏi, hãy dành một vài giây suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời đúng trọng tâm.

3.4 Tập trung lắng nghe

Mỗi chúng ta thường mắc phải tình trạng thích nói hơn là lắng nghe câu chuyện của người khác. Bạn chỉ chăm chăm vào những gì mà mình sắp sửa nói mà bỏ qua những suy nghĩ mà đối phương đang chia sẻ. Điều này khiến bạn trở nên “mất điểm” trong mắt đối phương và họ cũng khó mở lòng để bày tỏ với bạn.

Bạn cần phải hiểu rằng: Nếu bạn không thể hiểu câu chuyện mà người khác đang nói thì bạn cũng không thể cung cấp đến họ những gì mà họ muốn. Vì thế khi giao tiếp, hãy dành một khoảng lặng để chú ý đến lời nói, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc của đối phương. Khi họ cảm thấy mình đang thật sự được lắng nghe, họ sẽ trở nên cởi mở và chú ý hơn đến câu chuyện của bạn.

3.5 Nhớ tên người giao tiếp

Hãy tìm cách nhớ tên của đối phương để tạo sự thân mật cho cuộc trò chuyện. Thay vì xưng hô anh/chị, việc gọi bằng tên cụ thể của họ sẽ gây được thiện cảm tốt hơn cho người nghe.

3.6 Sử dụng ngôn từ

Ngôn từ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của kỹ năng giao tiếp. Một người biết cách sử dụng ngôn từ lưu loát sẽ nói chuyện một cách rành mạch, logic và thu hút sự chú ý của người nghe. Ngược lại, nếu bạn liên tục lặp đi lặp lại những ngôn từ đã sử dụng thì điều này thể hiện bạn đang thiếu tự tin trong chính cuộc trò chuyện này.

3.7 Làm chủ cảm xúc bản thân

Trong khi trò chuyện, sẽ có những tình huống đòi hỏi bạn phải làm chủ tốt cảm xúc của mình. Hãy học cách kiểm soát những phản ứng, giữ thái độ bình tĩnh trước mọi vấn đề và không để bạo lực can thiệp vào cuộc trò chuyện của bạn.

3.8 Thể hiện sự tôn trọng

Khi đối phương cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ thoải mái chia sẻ những suy nghĩ của mình hơn. Vì thế, bạn hãy tích cực gọi bằng tên thân mật, lắng nghe hay giao tiếp bằng mắt với đối phương. Trường hợp giao tiếp thông qua điện thoại thì hãy luôn giữ máy và tập trung vào cuộc trò chuyện.

3.9 Luôn duy trì trạng thái tích cực

Trong kỹ năng giao tiếp ứng xử, duy trì trạng thái tích cực là một yếu tố khá quan trọng để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ. Những cử chỉ như gật đầu nhẹ, chăm chú lắng nghe hay hướng mắt thẳng về người nói,… đều thể hiện bạn đang tích cực tương tác, lắng nghe.

Bên cạnh đó, thái độ tích cực còn làm giảm những mâu thuẫn hay căng thẳng trong cuộc trò chuyện. Với những câu chuyện không đi theo đúng hướng mà bạn mong muốn, hãy luôn lạc quan và “dĩ hoà vi quý”. Điều này sẽ giúp mối quan hệ không bị diễn biến xấu đi.

Xem thêm về năng lượng tích cực

3.10 Chú ý đến cảm xúc người khác

Chú ý đến cảm xúc người khác là cách để tạo được sự thiện cảm từ phía đối phương. Vì thế, bạn hãy học cách khen ngợi những điểm tốt của người đối diện cũng như bày tỏ sự thông cảm trước những khó khăn họ đang phải trải qua. Lúc này, bạn sẽ biết cách chọn lọc ngôn từ của mình sao cho phù hợp.

3.11 Đưa ra các phản hồi

Giao tiếp không chỉ là bày tỏ những suy nghĩ cá nhân mà còn là tiếp nhận và phản hồi những quan điểm của người khác. Nếu bạn không chắc chắn về những gì mà đối phương chia sẻ, hãy cứ đặt những câu hỏi để cả hai có thể thấu hiểu nhau hơn.

Đôi lúc, sẽ thật khó khăn khi bạn nhận được những phản hồi tiêu cực dành cho bản thân mình. Thế nhưng, hãy dành một ít thời gian để suy ngẫm những phản hồi này vì có thể bạn sẽ rút ra được nhiều bài học quan trọng đấy!

4. Top các kỹ năng giao tiếp quan trọng mà bạn cần quan tâm

Nghệ thuật giao tiếp bao gồm nhiều kỹ năng mềm quan trọng tập hợp lại với nhau. Vì thế, nếu muốn thực hiện nghệ thuật giao tiếp thành công, bạn không thể không rèn dũa những kỹ năng quan trọng sau đây.

4.1 Kỹ năng lắng nghe

Học cách lắng nghe trong một cuộc giao tiếp vừa giúp bạn nắm rõ thông tin, vừa thể hiện được sự chú tâm vào câu chuyện của đối phương để từ đó có thể đưa ra phản hồi hợp lý. Trong công việc cũng vậy, việc lắng nghe sẽ tạo dựng những mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết, tốt đẹp.

4.2 Kỹ năng giao tiếp ứng xử

Kỹ năng giao tiếp ứng xử được đánh giá là kỹ năng quan trọng nhất trong giao tiếp. Bởi lẽ, khi bạn chú trọng vào phong cách, tác phong, sự chào hỏi,… thì sẽ dễ gây được ấn tượng với người khác về sự tinh tế hơn. Ngược lại, những con người máy móc, cứng nhắc hay thậm chí có phần “kém duyên” thường ít tạo được dấu ấn cho người đối diện.

4.3 Kỹ năng thuyết phục, thuyết trình, đàm phán

Mục đích của giao tiếp là để cả hai bên thấu hiểu nhau hơn cũng như tin tưởng để hợp tác, gắn kết. Vì thế, kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán sẽ là yếu tố quyết định sự thành công của bạn.

Để có thể phô diễn tốt những kỹ năng này, bạn cần phải trải qua quá trình học hỏi, đúc kết kinh nghiệm từ cuộc sống. Việc am hiểu về sản phẩm, vấn đề mà bạn sắp sửa đề cập cũng giúp lời nói của bạn có “trọng lượng” hơn.

4.4 Kỹ năng đặt câu hỏi

Việc đặt ra những câu hỏi không hề khó, nhưng hỏi làm sao để hiệu quả hay tránh những thắc mắc “ngớ ngẩn” thì không phải ai cũng biết. Vì thế, hãy luôn lắng nghe câu chuyện để lựa chọn thời điểm thích hợp nhất để hỏi. Hạn chế những câu hỏi mang tính riêng tư hay đào bới quá sâu đến bí mật của người đối diện.

4.5 Kỹ năng xử lý tình huống

Đôi lúc, bạn sẽ gặp phải những tình huống đòi hỏi khả năng ứng biến nhanh, quyết đoán. Lúc này, kỹ năng xử lý tình huống sẽ giúp bạn có thể giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất, tránh những sự hiểu lầm hay xung đột không mong muốn.

4.6 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là nền tảng để rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bạn. Mỗi khi phối hợp, trao đổi và bày tỏ quan điểm trong một đội nhóm, bạn sẽ phát triển được khả năng giao tiếp, thuyết phục các thành viên nghe theo ý kiến của mình.

5. Các lỗi nên tránh khi giao tiếp

Để giao tiếp được thành công, trước tiên bạn hãy cân nhắc những lỗi mà nhiều người thường mắc phải sau đây:

• Không ngắt ngang lời của người khác khi họ đang nói. Trường hợp đó là một chuyện khá quan trọng, hãy luôn đi kèm với lời “xin phép” hoặc “xin lỗi”.
• Không lấy người khác ra để chê bai hay đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như tôn giáo, dân tộc,…
• Khi trò chuyện không khoanh tay, chăm chú vào móng tay hay liên tục xem đồng hồ.
• Không nói vòng vo, lúng túng, ngập ngừng.
• Tập trung vào cuộc trò chuyện, hạn chế gãi đầu, gãi cổ hay cử động nhiều.
• Không đụng chạm đánh thẳng đến lòng tự ái của người khác, hạn chế nhắc lại những vấn đề mà đối phương không muốn nghe.
• Không nhìn chằm chằm gây mất tự nhiên, giữ nụ cười chân thật nhất có thể.
• Không nói vòng vo, không đúng chủ đề.
• Không phát âm quá lớn trong những trường hợp không cần thiết.

• Sử dụng chủ ngữ sao cho phù hợp.
• Không ghé tai nói to nhỏ với một số người khi đang ở trong một thực tế đông người.
• Cân nhắc âm điệu, ngữ điệu sao cho phù hợp.
• Không biểu thị thái độ thái quá như khua tay, múa chân.
• Ghi nhớ tên của đối phương, sẵn sàng đưa ra thắc mắc với những điều chưa hiểu.
• Không hấp tấp, nóng nảy hay vội vàng.

6. Những người hướng nội làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp luôn là trở ngại lớn đối với những người hướng nội. Vậy trong trường hợp này, bạn cần phải làm gì để có thể giao tiếp một cách tự tin hơn?

• Đừng thụ động lắng nghe

Người thụ động thường có thói quen lắng nghe một cách thụ động mà không có bất kỳ một sự tương tác lại nào. Điều này sẽ khiến cuộc trò chuyện đi vào “ngõ cụt” và đối phương giảm mất ham muốn chia sẻ tiếp.

Vì thế, hãy lắng nghe một cách tích cực bằng một thái độ chăm chú, thỉnh thoảng đưa ra những đóng góp hay thể hiện sự hứng thú, đồng tình.

• Không nói chuyện một cách gượng ép

Nhiều người suy nghĩ rằng để được công nhận thì phải luôn sẵn sàng tham gia vào bất cứ cuộc trò chuyện nào. Điều này thật sự không quá cần thiết, bạn chỉ cần tham gia khi cảm thấy mình có chuyện để nói. Không cần phải gượng ép bản thân phải “làm lố” lên chỉ để được chú ý từ mọi người.

• Tin tưởng vào bản thân mình

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp, những người hướng nội hãy luôn tin vào giá trị trong lời nói của mình. Đừng quá lo lắng hay bận tâm đến những phản ứng trái chiều vì điều này sẽ khiến bạn ngại bày tỏ những điều mà mình quan tâm.

• Chuẩn bị kỹ càng trước những cuộc giao tiếp quan trọng

Trường hợp bạn cảm thấy không tự tin trước những cuộc giao tiếp quan trọng, hãy chuẩn bị trước bằng cách liệt kê những điều sắp sửa nói. Đừng quên ghi chú lại những vấn đề quan trọng để chia sẻ nó một cách trơn tru hơn.

• Hãy can đảm đối mặt với nỗi sợ

Không phải ai cũng có thể dễ dàng vượt qua những trở ngại giao tiếp, đặc biệt là với những người hướng nội. Hãy tập làm quen với nỗi sợ giao tiếp bằng những liệu pháp điều trị để có thể tự tin chia sẻ hơn. Dù điều này không dễ để khắc phục trong ngày một ngày hai nhưng bạn vẫn có thể cảm thấy khá hơn khi chia sẻ quan điểm của mình trước nhiều người.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về kỹ năng giao tiếp là gì cũng như cách để ứng dụng nghệ thuật giao tiếp thành công trong cuộc sống. Qua đây, NIK hy vọng rằng bạn sẽ tự tin, cởi mở hơn và sớm vượt qua những giới hạn của bản thân mình!