Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Quy trình 6 bước cơ bản để giải quyết vấn đề

Với sự phát triển của xã hội như hiện nay, các kỹ năng không chỉ về kiến thức mà những kỹ năng mềm cũng ngày càng cần thiết và hữu dụng đối với bất kỳ ai. Để có thể trở thành một người khéo léo trong học tập, làm việc thì kỹ năng giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng. Dù bạn là người làm việc nhóm, hay là người thường xuyên làm việc độc lập thì kỹ năng giải quyết vấn đề cũng rất cần thiết. Vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? sẽ được chia sẻ một cách đầy đủ nhất trong bài viết này của Nik Edu.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp công việc thuận lợi, nhanh chóng
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp công việc thuận lợi, nhanh chóng

1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills), đây được coi là một kỹ năng tổng hợp của cả một quá trình nghiên cứu, phân tích và đánh giá các vấn đề, hay các tình huống phát sinh ngoài ý muốn trong nhiều hoàn cảnh khác nhau từ học tập, làm việc đến cả trong cuộc sống. Nhờ kỹ năng giải quyết vấn đề, những tình huống đó sẽ được xử lý một cách tối ưu nhất, hiệu quả nhất và còn có thể giảm thiểu tối đa rủi ro khi biết vận dụng  kỹ năng này đúng cách, hiệu quả.

Làm sao để gỡ rối hiệu quả, giảm thiểu rủi ro dễ dàng đây?
Làm sao để gỡ rối hiệu quả, giảm thiểu rủi ro dễ dàng đây?

2. Kỹ năng giải quyết vấn đề có quan trọng không?

Với sự phát triển đa dạng về ngành hàng, dịch vụ như hiện nay thì việc những tình huống phát sinh ngoài mong đợi ngày càng đa dạng, bất ngờ xảy ra bất kỳ lúc nào. Chính bởi lẽ đó, việc tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng giải quyết vấn đề cho bản thân là vô cùng cần thiết, để bạn có thể chủ động và ứng phó khéo léo nhất với tình huống.

Sự quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Sự quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

3. Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình giải quyết vấn đề, thường sẽ được giải quyết bởi một đội và điều đó cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi một vài yếu tố như là:

  • Tư duy phản biện: với những lập luận, logic sắc bén, dễ hiểu và có sự mạch lạc, bạn sẽ có thể nhìn được vấn đề tổng quan, nhanh chóng phát hiện ra “lỗ hổng” để có thể xử lý kịp thời.
  • Khả năng quyết đoán: tìm ra vấn đề cũng đã là một thành công, nhưng việc tìm ra phương án và nhanh chóng áp dụng để xử lý là vô cùng quan trọng.
  • Khả năng giao tiếp: lựa chọn chia sẻ, xin kinh nghiệm hay tư vấn từ người khác cũng là cách để giải quyết nhanh chóng hơn, giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng giải quyết vấn đề
Những yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng giải quyết vấn đề

4. 6 kỹ năng cần có khi giải quyết vấn đề

4.1. Khả năng nghiên cứu của mỗi thành viên

Với mỗi người trong một nhóm, sẽ đều có những kiến thức, kinh nghiệm riêng cũng như khả năng tìm hiểu vấn đề là khác nhau. Bởi lẽ đó mà kỹ năng giải quyết vấn đề cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Nghiên cứu để hiểu sâu về vấn đề đang gặp phải
Nghiên cứu để hiểu sâu về vấn đề đang gặp phải

Xem thêm về kỹ năng teamwork

4.2. Khả năng phân tích vấn đề

Khi vấn đề xảy ra, việc nghiên cứu và phân tích là điều cần thiết để tìm ra những biện pháp hữu hiệu. Tuy nhiên, nếu không có cái nhìn tổng quan về vấn đề đang mắc phải, sẽ rất khó để tìm được hướng giải quyết hợp lý, nhanh chóng.

Phân tích để có cái nhìn tổng quan về vấn đề
Phân tích để có cái nhìn tổng quan về vấn đề

4.3. Khả năng quyết định

Sau khi nghiên cứu và phân tích, việc đưa ra kết luận cuối cùng để xử lý vấn đề cũng vô cùng quan trọng. Điều này cũng cần phải có sự luyện tập, trau dồi về kiến thức và kinh nghiệm ở mỗi người là khác nhau.

Quyết định là khả năng cần luyện tập, trau dồi
Quyết định là khả năng cần luyện tập, trau dồi

4.4. Khả năng giao tiếp của từng người

Một nhóm thường sẽ có những cá tính, màu sắc khác biệt không giống nhau. Bởi lẽ đó mà khả năng giao tiếp, truyền đạt thông tin giữa các thành viên cũng sẽ cần luyện tập để trở nên ăn ý hơn, tránh hiểu sai, hiểu lầm làm vấn đề trở nên to lớn hơn.

Tầm quan trọng của việc giao tiếp lẫn nhau
Tầm quan trọng của việc giao tiếp lẫn nhau

4.5. Khả năng tin cậy

Niềm tin là điều quan trọng khi giải quyết vấn đề cùng những người khác để có thể xử lý vấn đề một cách nhanh gọn, hiệu quả nhất.

Niềm tin cần được tạo nên để phát triển
Niềm tin cần được tạo nên để phát triển

4.6. Kỹ năng quản lý rủi ro

Khi vấn đề nổ ra, bạn cần xác định được tình trạng của vấn đề để có thể lên kế hoạch đối phó, xử lý trong mọi tình huống. Nhờ đó, có thẻ giảm thiểu phần nào những rủi ro, tổn thất làm thiệt hại về nhiều mặt. Việc trau dồi kỹ năng quản lý rủi ro là rất quan trọng để giải quyết vấn đề tốt nhất.

Giảm thiểu tối đa sự rủi ro, thiệt hại
Giảm thiểu tối đa sự rủi ro, thiệt hại

5. Quy trình 6 bước cơ bản để giải quyết vấn đề

  • Bước 1: Tìm ra vấn đề

Bước đầu tiên này vô cùng quan trọng để bạn có thể hiểu được rắc rối mình đang gặp phải ở đâu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi giải quyết rất nhiều.

Để nhận ra vấn đề đang gặp phải, bạn phải suy nghĩ và tìm hiểu một cách đa chiều, đôi khi có thể lựa chọn nhờ cố vấn bên ngoài để giúp đỡ bạn.

Cần có sự nhanh nhạy để phát hiện ra vấn đề bạn đang gặp phải
Cần có sự nhanh nhạy để phát hiện ra vấn đề bạn đang gặp phải
  • Bước 2: Tìm ra nguồn gốc vấn đề và người chịu trách nhiệm chính

Với người có tư duy nhạy bén, việc hiểu được nguồn gốc của sự vật, sự việc đang xảy ra xung quanh sẽ giúp bạn rất nhiều trong khi ứng dụng kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định. Đây là bước cần tìm hiểu kỹ càng và tìm ra người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó.

Đưa ra cái nhìn tổng quan và tìm ra người chịu trách nhiệm chính
Đưa ra cái nhìn tổng quan và tìm ra người chịu trách nhiệm chính
  • Bước 3: Phân tích vấn đề đa chiều

Sau khi xác định được nguồn gốc vấn đề, bạn đã có định hướng để giải quyết. Bạn nên đặt ra các câu hỏi để nhìn vấn đề đa chiều hơn:

  • Việc này có quan trọng hay không?
  • Yêu cầu của công việc này là gì?
  • Ai là người thực hiện nó?
  • Người phụ trách giải quyết vấn đề có phải bản thân không?
  • Tính chất công việc là gì?
  • Mục đích công việc là gì?
  • Mức độ công việc: khó, dễ, trung bình ?
Có sự phân tích, nhìn nhận đa chiều
Có sự phân tích, nhìn nhận đa chiều
  • Bước 4: Cân nhắc và lựa chọn giải pháp hiệu quả nhất

Đối với mỗi vấn đề khác nhau sẽ có những cách giải quyết khác nhau. Do vậy mà việc bạn cần cân đo đong đếm giữa các cách giải quyết là cần thiết để có sự lựa chọn phù hợp nhất dựa trên một số tiêu chí nhất định. Có thể kể đến như: thời gian, công sức, kinh phí, hiệu quả mang lại…

Lựa chọn giải pháp thông minh
Lựa chọn giải pháp thông minh
  • Bước 5: Triển khai giải pháp

Khi đã lựa chọn được phương án triển khai phù hợp, vậy điều bạn cần là bắt tay vào thực thi giải quyết vấn đề thôi. Mọi thứ diễn ra như bạn đã lường trước, thì bạn cũng sẽ thấy “dễ thở” chút nào đó.

Triển khai giải pháp phù hợp
Triển khai giải pháp phù hợp

Triển khai giải pháp phù hợp

  • Bước 6: Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả

Sau khi giải quyết vấn đề thành công, hãy có sự nhìn lại và đánh giá toàn bộ quy trình để có cái nhìn tổng quan nhất về cách giải quyết của bạn. Bạn sẽ có thể tìm ra những bài học, những kinh nghiệm cho bản thân, hoặc nếu trong trường hợp kết quả không như ý muốn thì bạn cũng sẽ có những biện pháp ứng phó kịp thời ngay sau đó.

Có sự theo dõi và ứng phó kịp thời khi cần thiết
Có sự theo dõi và ứng phó kịp thời khi cần thiết

6. Áp dụng nguyên tắc IDEAL để giải quyết vấn đề

IDEAL là viết tắt của các từ: Identify, Define, Explore, Action, Look and Learn. Cụ thể thì nó là gì?

Bảng viết tắt và định nghĩa về IDEAL
Bảng viết tắt và định nghĩa về IDEAL
  • Identify (nhận thức vấn đề): đây là cách nhanh nhất để bạn xác định và tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng.
  • Define (xác định nguyên nhân): giúp bạn hiểu được vấn đề, xác định rõ mục tiêu và phương án triển khai phù hợp
  • Explore (tìm kiếm chiến lược khả thi): đây là bước giúp bạn đặt ra những giải pháp phù hợp sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn phương án giải quyết phù hợp nhất đối với vấn đề của bạn.
  • Action (thực thi): khi đã xác định được vấn đề và có định hướng cụ thể về phương án giải quyết, việc bạn cần làm là nhanh chóng bắt tay vào xây dựng kế hoạch và hành động một cách nhanh chóng nhất.
  • Look and Learn (xem lại và học hỏi): mỗi lần xử lý vấn đề sẽ đều mang lại cho bạn những kinh nghiệm và bài học riêng, hãy đánh giá kỹ càng để có bài học cho mình, có thể ứng dụng tốt trong các trường hợp tương tự

7. Một số cách giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề

Mỗi vấn đề sẽ đều có sự khác nhau, đa dạng về cách giải quyết, tuy nhiên có một số kỹ năng sau mà bạn cần trau dồi để có thể xử lý vấn đề một cách nhanh chóng nhất:

Cách nâng cao kỹ năng chính là sự luyện tập, học hỏi
Cách nâng cao kỹ năng chính là sự luyện tập, học hỏi
  • Tìm ra điểm yếu của bản thân: ai cũng có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, việc bạn xác định được điểm yếu và cố gắng cải thiện cũng là cách bạn bắt đầu giải quyết vấn đề của chính mình.
  • Tích lũy kiến thức về đa lĩnh vực: việc có thông tin, kiến thức về các lĩnh vực sẽ giúp bạn có thêm sự tự tin, đôi lúc sẽ giúp bạn xử lý vấn đề nhanh chóng hơn, đạt được hiệu quả cao.
  • Xây dựng tình huống giả lập: một cách rất hay đó là bạn xây dựng tình huống kỹ năng giải quyết vấn đề để có thể áp dụng kiến thức và trở nên chủ động trong công việc.
  • Ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề: việc đi theo một trình tự nhất định sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng hơn, còn ngược lại khi vấn đề giải quyết một cách lộn xộn sẽ mang lại kết quả không như ý muốn.
  • Tìm cơ hội giải quyết vấn đề: đôi lúc, hãy thử tưởng tượng và đặt mình vào những tình huống khác nhau, từ đó tìm ra hướng khắc phục. Việc cho bản thân được luyện tập giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn xử lý tốt hơn, không bị động khi vấn đề thực sự xảy ra.
  • Quan sát và học hỏi từ mọi người xung quanh: cách nhanh nhất để bạn tiến bộ chính là học hỏi từ thực tế. Điều này có thể qua việc bạn nhìn mọi người xung quanh giải quyết vấn đề, hay hỏi họ về kinh nghiệm, lắng nghe chia sẻ để có những bài học cho riêng mình….

8. Áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề vào trong ứng tuyển như thế nào?

Vậy trong khi ứng tuyển, bạn làm thế nào để có thể áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề được nhỉ, chúng ta cùng xem qua một số gợi ý sau nhé!

  • Làm nổi bật ngay trong CV

Với sự phát triển và đa dạng ngành nghề như hiện nay, việc một ứng viên không chỉ cần có kiến thức, mà còn cần phải có những kỹ năng mềm, một trong số đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề. Đây là cách để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn khéo léo, có thể đương đầu với những thách thức trong quá trình làm việc, làm CV của bạn trở nên nổi bật hơn trong nhiều ứng viên khác.

  • Tạo ấn tượng trong buổi phỏng vấn:

Cách để có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng đó là khi được đề cập, hỏi sâu về kỹ năng giải quyết vấn đề, đừng ngần ngại mà hãy chia sẻ thẳng thắn về những hiểu biết bạn có như: nguyên nhân vấn đề, phương hướng giải quyết, đánh giá kết quả. Đặc biệt, nếu được đưa ra tình huống giả định để bạn ứng dụng kỹ năng giải quyết vấn đề, hãy bình tĩnh và dựa vào kinh nghiệm của bản thân, đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất.

Ngoài ra, một kinh nghiệm nho nhỏ dành cho các bạn sắp phỏng vấn, đó là các nhà tuyển dụng thường xuyên sử dụng những câu hỏi về hành vi, thái độ. Bạn có thể tìm hiểu thêm nguyên tắc STAR để ứng dụng vào buổi phỏng vấn của mình. Nguyên tắc STAR là viết tắt của Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả). Nói ngắn gọn, STAR giúp ứng viên có thể mô tả tổng quan câu chuyện một cách rõ ràng, đưa ra các nguyên nhân vấn đề mạch lạc, những chi tiết quan trọng, từ đó giúp định hướng đúng về cách giải quyết và từ đó có thể dễ dàng đánh giá và nhìn nhận sau khi giải quyết vấn đề. Nhờ nguyên tắc STAR, các bạn ứng viên có thể bình tĩnh, tìm ra phương án phù hợp khi ở trong buổi phỏng vấn.

  • Có sự chuẩn bị các câu hỏi về kỹ năng giải quyết vấn đề

Trước khi tham gia phỏng vấn, bạn nên có những câu hỏi tự đặt ra sau khi đã tìm hiểu về công việc, công ty sắp tham gia phỏng vấn, một số câu hỏi gợi ý như là:

  • Bạn sẽ giải quyết áp lực thế nào khi nó xảy ra?
  • Khi khách hàng phàn nàn, bạn sẽ cư xử thế nào?
  • Công việc có sự thay đổi vào phút chót, bạn sẽ làm gì?
  • Bạn đã bao giờ phát hiện và giải quyết vấn đề khi vừa mới bắt tay vào làm hay chưa?
  • Tình huống nào trước đây bạn đã giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất?
  • Bạn đã bao giờ gặp khủng hoảng chưa, bạn sẽ giải quyết điều đó thế nào?

Bài viết là sự tổng hợp của NIK giúp bạn hiểu được tổng quan nhất về kỹ năng giải quyết vấn đề, hiểu được quy trình và cách ứng dụng nó. Hy vọng rằng qua bài viết của NIK, bạn sẽ trở nên tự tin và có thêm những kiến thức mới mẻ để áp dụng vào cuộc sống, giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

Với kinh nghiệm cùng sự nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc NIK luôn đặt lợi ích của khách hàng lên đầu và làm kim chỉ nam hoạt động của công ty. “Vì lợi ích của khách hàng” luôn là điều mà NIK lấy làm tôn chỉ và cố gắng mang đến cho quý khách hàng những bài học về tri thức tốt nhất. Vì vậy mà chúng tôi tin tưởng rằng những dịch vụ của NIK sẽ làm quý khách cảm thấy hài lòng!