Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? 5 nguyên tắc cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi là cách để bạn thu thập và chắt lọc những thông tin cần thiết. Ngoài ra, nó còn thể hiện khả năng tư duy và mức độ quan tâm của bạn đối với vấn đề đang được đề cập. Vậy kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Nên phát triển kỹ năng này theo chiều hướng nào? Hãy cùng NIK tìm hiểu cặn kẽ hơn trong bài viết sau đây nhé!

1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi là cách mà bạn chủ động đặt ra những câu hỏi với đối phương nhằm thu thập thêm thông tin, thể hiện sự quan tâm đến vấn đề hay chỉ đơn thuần là để duy trì cuộc trò chuyện.

Thông thường, mỗi ngày chúng ta phát sinh lên đến hàng trăm câu hỏi. Ta không chỉ hỏi người khác mà có khi còn hỏi chính bản thân mình. Thế nhưng, không phải ai cũng biết câu hỏi đó có thật sự hữu ích hay không và sử dụng trong tình huống nào là thích hợp. Những lúc như thế, nghệ thuật đặt câu hỏi sẽ đem đến cho bạn những lời giải đáp xác đáng nhất.

>> Xem thêm về kỹ năng giải quyết vấn đề

2. Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi

Vậy tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Dưới đây là những lợi ích mà kỹ năng này mang lại:

• Cải thiện kỹ năng giao tiếp, giúp đối phương đánh giá được mức độ hiểu biết của bạn.
• Cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn nếu biết cách đặt câu hỏi đúng trọng tâm.
• Kéo dài cuộc giao tiếp, nâng cao chất lượng của mối quan hệ.
• Thúc đẩy nhu cầu thảo luận, trao đổi ý kiến và cải thiện hiệu quả công việc.

Có thể thấy, nghệ thuật đặt câu hỏi đem lại nhiều lợi ích trong quá trình tiếp thu kiến thức cũng như xây dựng lòng tin, gắn kết mối quan hệ. Vì thế, mỗi người nên rèn luyện, trau dồi kỹ năng này nhiều hơn để thuận lợi trong công việc cũng như cuộc sống.

3. 3 bước cơ bản để câu hỏi hiệu quả

Đã bao giờ bạn bối rối khi người nghe không hiểu câu hỏi hoặc nhận về những câu trả lời không đúng như mong muốn? Điều này ám chỉ rằng việc đặt câu hỏi của bạn chưa thật sự hiệu quả. Những lúc như thế, hãy tham khảo ba bước cơ bản dưới đây.

• Bước 1: Lên kế hoạch cho những câu hỏi mà bạn sắp sửa hỏi. Nên chú ý vào nội dung câu hỏi, ngôn từ cũng như kiểm tra xem có câu hỏi nào đã bị trùng lặp rồi hay không.
• Bước 2: Đặt câu hỏi mang tính sáng tạo để thông tin được khai thác đúng hướng. Hãy hạn chế hỏi dồn dập hay lặp đi lặp lại những câu đã hỏi.
• Bước 3: Trước khi đặt câu hỏi phù hợp, đừng quên tìm hiểu và lắng nghe vấn đề mà cả hai đang thảo luận. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp nhận thông tin cũng như xác định những thắc mắc cần được làm rõ.

4. Những câu hỏi thường gặp trong giao tiếp

Để ứng dụng kỹ năng đặt câu hỏi một cách trơn tru thì điều đầu tiên, bạn phải phân biệt được những dạng câu hỏi thường gặp. Hiện nay có các loại câu hỏi chính đang phổ biến, bao gồm những đề mục mà NIK sắp sửa giới thiệu sau đây!

4.1 Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là câu hỏi đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, thường kết thúc bởi từ “không” và nhận về một trong hai câu trả lời là “có” hoặc “không”.

Ví dụ: “Bạn đã từng được đề cập về vấn đề này chưa?”

Ngoài ra, câu hỏi đóng cũng bao gồm những câu liên quan đến thực tế hay cho phép người trả lời có thể lựa chọn.

Ví dụ: “Bạn bao nhiêu tuổi?” hay “Bạn muốn gặp mặt trong nhà hay ngoài trời?”.

Nhìn chung, ưu điểm của dạng câu hỏi này là tiết kiệm được thời gian trả lời nên chỉ được sử dụng trong trường hợp biểu quyết hay đánh giá mức độ hiểu biết của đối phương. Ngoài ra, nó còn là dấu hiệu “ngầm” của việc kết thúc một cuộc trò chuyện nên bạn cần tránh sử dụng nếu vẫn muốn tương tác nhiều hơn.

4.2 Câu hỏi mở

Trái ngược với câu hỏi đóng, câu hỏi mở đòi hỏi đối phương phải vận động trí óc nhiều hơn. Thay vì trả lời “có” hoặc “không”, bạn phải đáp lại bằng cách chia sẻ quan điểm, suy nghĩ của mình về vấn đề được đề cập đến.

Trong câu hỏi mở có thể phân loại thành những dạng câu hỏi nhỏ sau:

• Câu hỏi đào sâu: Nhằm khai thác thông tin cũng như tìm hiểu sâu hơn về bản chất vấn đề. Ví dụ: “Bạn có thể đưa ra một ví dụ để minh hoạ cho phương án này không?”.
• Câu hỏi giả định: Nhằm đánh giá khả năng, kiểm chứng giả thuyết và gợi mở trí tưởng tượng của đối phương. Ví dụ: “Nếu điều đó xảy ra, bạn nghĩ nó sẽ gây nên hậu quả gì?”.
• Câu hỏi để xác định nguồn thông tin: Nhằm kiểm chứng tính xác thực của thông tin. Ví dụ: “Đây là ý kiến của riêng bạn hay được lấy từ nguồn nào khác?”.
• Câu hỏi đánh giá cá nhân: Nhằm đánh giá quan điểm, thái độ của người được nhắc đến. Ví dụ: “Bạn nghĩ gì về chế độ lương thưởng của công ty?”.

4.3 Câu hỏi hình nón

Câu hỏi hình nón là một trong những dạng câu hỏi nổi bật mà bạn cần quan tâm khi rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi. Cụ thể, nó thường bắt đầu bằng việc đề cập đến những vấn đề khái quát và dần dần đi sâu vào trọng tâm. Người ta thường sử dụng dạng câu hỏi này khi muốn thu thập thông tin từ người khác hay gây sự chú ý với đối phương trong một vài tình huống cụ thể.

Ví dụ: “Có bao nhiêu người trên thế giới bị thu hút bởi Tiktok? Độ tuổi sử dụng phổ biến là bao nhiêu?”.

4.4 Câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò cũng là một dạng câu hỏi giúp việc giao tiếp của bạn trở nên hiệu quả hơn. Bởi lẽ, nó giúp chúng ta hiểu thấu hơn những điều còn đang nghi vấn để có thể khai thác sâu hơn những câu trả lời mà đối phương đang cố né tránh.

Ví dụ: “Anh có muốn cân nhắc hơn về phương án này không?”.

4.5 Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ là một dạng câu hỏi khá đặc biệt vì đối phương có thể lựa chọn trả lời hoặc không. Thực chất, nó chỉ là những câu nói bình thường nhưng được diễn đạt dưới dạng nghi vấn để cuộc đối thoại trở nên thu hút hơn.

Một cách dễ hiểu, câu hỏi tu từ được đặt ra khi bản thân đã biết được câu trả lời, vì thế mà người nghe có phản hồi lại hay không cũng không mấy quan trọng. Dù không cần thiết nhưng dạng câu hỏi này vẫn thường xuyên được sử dụng trong các cuộc giao tiếp hằng ngày.

Ví dụ: “Bạn có thấy nó buồn cười không?” hay “Tại sao tôi có thể từ chối lời đề nghị hấp dẫn này?”.

Xem thêm về kỹ năng thuyết phục

5. Nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi

Sau khi nắm rõ những dạng câu hỏi thường gặp trong giao tiếp, bạn cũng cần ghi nhớ những nguyên tắc sau để trau dồi kỹ năng đặt câu hỏi của mình.

5.1 Nguyên tắc 1: Xác định mục đích của câu hỏi

Trước khi đặt câu hỏi cho người khác, bạn hãy tự xác định rõ mục đích mà mình muốn hỏi là gì. Khi bản thân định hình được mình đang tìm kiếm cái gì, bạn sẽ dễ dàng đưa ra câu hỏi và nhận được câu trả lời sát với mong muốn nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên phân phối, sắp xếp những câu hỏi chính, phụ trong suốt cuộc giao tiếp để đảm bảo chất lượng câu trả lời.

5.2 Nguyên tắc 2: Lựa chọn ngôn từ cho câu hỏi

Một câu hỏi hoàn chỉnh là câu hỏi ứng dụng ngôn từ phù hợp với kinh nghiệm, trình độ của người được hỏi. Hãy lựa chọn từ ngữ vừa thể hiện đầy đủ những nội dung cần thiết, vừa chắc chắn người được hỏi có thể hiểu được. Bên cạnh đó, thuật ngữ chuyên môn cũng được cân nhắc có nên đưa vào câu hỏi hay không nếu người được hỏi không rành về lĩnh vực đó.

5.3 Nguyên tắc 3: Xác định mối quan hệ với đối tượng đặt câu hỏi

Một yếu tố khác mà bạn cần lưu ý trong khi đặt câu hỏi đó chính là xác định mối quan hệ. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn đại từ nhân xưng phù hợp để đưa vào câu hỏi. Điều này khiến người nghe có thái độ thoải mái và cung cấp cho bạn câu trả lời như mong muốn.

5.4 Nguyên tắc 4 : Tránh đặt câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng ngoại trừ trường hợp muốn xác nhận thông tin thì cần hạn chế sử dụng trong các cuộc giao tiếp. Bởi lẽ, dạng câu hỏi này có khả năng đặt dấu chấm hết cho một cuộc trò chuyện, tạo cảm giác ngại ngùng, lúng túng khi không biết phải nói gì tiếp theo.

5.5 Nguyên tắc 5: Lắng nghe nhiều hơn

Để kỹ năng đặt câu hỏi được cải thiện thì điều bạn cần làm là học cách lắng nghe nhiều hơn. Phương pháp này không chỉ thể hiện thái độ tôn trọng của bạn dành cho đối phương mà còn tạo cơ hội để bạn có thể thấu hiểu suy nghĩ, cảm xúc của họ. Qua đó, bạn sẽ có thời gian suy nghĩ về câu trả lời cũng như câu hỏi để tiếp tục duy trì cuộc trò chuyện.

>> Xem thêm về Kỹ năng lắng nghe

6. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng

Đặt câu hỏi không chỉ là kỹ năng được ứng dụng nhiều trong cuộc sống hằng ngày mà còn cực kỳ quan trọng trong công tác phỏng vấn tuyển dụng. Dưới đây là một số dạng câu hỏi thường gặp trong quá trình tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp để bạn tham khảo.

6.1 Câu hỏi truyền thống

Đây là dạng câu hỏi sử dụng khá phổ biến trong các cuộc phỏng vấn. Ứng viên sẽ nhận được những câu hỏi chung chẳng hạn như “Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?”, “Bạn biết thông tin gì về công ty của chúng tôi?”,…

Mặc dù cùng một câu hỏi những cách trả lời của mỗi người là khác nhau. Vì thế, câu hỏi này được đặt ra với mục đích thu thập thêm thông tin từ ứng viên, từ đó có thể đánh giá được khả năng, trình độ của họ.

6.2 Câu hỏi tình huống

Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi về một tình huống nhất định, thường là tình huống liên quan đến nghiệp vụ, và ứng viên sẽ thể hiện phương án giải quyết vấn đề của họ. Qua câu trả lời, nhà tuyển dụng có thể đánh giá khả năng xử lý tình huống cũng như sự nhạy bén của ứng viên trước những vấn đề có thể xảy ra.

6.3 Câu hỏi hành vi

Câu hỏi hành vi được dùng để đánh giá kinh nghiệm của ứng viên rằng có phù hợp với vị trí đang tuyển dụng hay không. Điều này đòi hỏi người tuyển dụng phải tinh tế trong việc đặt câu hỏi để có thẻ khai thác thông tin triệt để nhất.

6.4 Câu hỏi đuổi

Đây là dạng câu hỏi được đánh giá là khó nhất trong bộ câu hỏi thường dùng trong phỏng vấn. Người đặt câu hỏi phải là người sở hữu kiến thức sâu rộng, khả năng ứng biến cực kỳ linh hoạt để sẵn sàng “vặn lại” ứng viên bất cứ lúc nào.

7. Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng

Bên cạnh lĩnh vực tuyển dụng thì kỹ năng đặt câu hỏi còn được ứng dụng nhiều trong nghệ thuật bán hàng. Tuỳ vào mục đích sử dụng mà bạn có thể sử dụng một trong những dạng câu hỏi dưới đây.

7.1 Câu hỏi trực tiếp đánh thẳng vào nhu cầu khách hàng

Đặt câu hỏi trực tiếp cho khách hàng là phương án đơn giản và hiệu quả nhất khi tư vấn bán hàng. Tuy điều này khá thẳng thắn nhưng bạn sẽ nhanh chóng biết được khách hàng đang gặp phải vấn đề gì, từ đó đưa ra cách giải quyết tối ưu, phù hợp nhất.

Xem thêm về kỹ năng bán hàng

7.2. Câu hỏi nắm bắt tâm lý người mua

Trước tiên, để nắm bắt được tâm lý của khách hàng thì bạn phải tìm hiểu cặn kẽ về nhu cầu của họ. Sau đó, bạn mới tiến hành dẫn dắt khách hàng đến sản phẩm mà bên bạn đang cung cấp.

Khi đã tìm được mối liên kết giữa nhu cầu khách hàng và sản phẩm mà bạn hiện đang cung cấp, việc của bạn là tư vấn mặt hàng một cách khéo léo và đề xuất về việc mua sắm. Khách hàng sẽ cảm thấy ấn tượng và dễ dàng đưa ra quyết định hơn.

7.3 Câu hỏi định hướng

Một trong những nghệ thuật bán hàng là đặt ra những câu hỏi định hướng. Những câu hỏi này sẽ gắn với một tình huống giả định và đề xuất dòng sản phẩm hữu hiệu nhất để giải quyết vấn đề. Qua đó, nhân viên dễ dàng gia tăng doanh thu mà không đem đến áp lực cho khách hàng.

Thông qua việc lồng ghép tình huống cần ứng dụng sản phẩm, khách hàng cũng phần nào hiểu hơn về công dụng, hiệu quả của mặt hàng để đưa ra quyết định mua nhanh chóng hơn.

7.4 Câu hỏi thúc đẩy quyết định mua hàng

Dạng câu hỏi này sẽ thúc đẩy tâm lý mua hàng của khách. Chẳng hạn như khi được hỏi: “Quý khách muốn mua cái này hay cái kia?” thì khách hàng sẽ bắt đầu phân vân giữa hai cái và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Trên đây là những thông tin về kỹ năng đặt câu hỏi là gì cũng như những dạng câu hỏi thường được vận dụng trong công việc, cuộc sống. Kỹ năng này không phải ngày một ngày hai có thể hoàn thiện, nhưng nếu bạn chịu khó trau dồi thì sẽ sớm đạt được thành công trong nay mai.